電話対応が業務を圧迫、コロナ禍で疲弊する教育現場。

これまで同市の学校が“家庭への連絡手段”として確保していたのは、生徒を介した伝達を除くと、主に電話や学校が独自で導入していたメール形式などの連絡システムだったという。「以前から、教育委員会や学校が一元管理できる連絡システムの必要性を感じていました。しかし、全校一律の導入は、予算的な面などから難しかったのです」と語る。

そんな状況の中、突然訪れたのがコロナ禍だった。特に、臨時休業措置への対応は大変だったという。「迅速かつ確実に、全ての家庭に対して連絡をとる必要がありました。しかし、当時は教育委員会から家庭へ、一斉に連絡する手立てがなかったのです」。そこで、学校の教職員が電話などを使って１件１件連絡をすることに。これにより、校内の電話回線が断続的に埋まっていた日もあったそうだ。

臨時休業中の「児童の居場所」開設に併せた給食希望調査など、回答を要する電話連絡の場合はさらに手間が増える。「回答を後日もらい、記録し、さらに集計をし、教育委員会に連絡する流れです。慣れない作業ということを差し引いても、現場にはかなり負担をかけていました」と振り返る。

図らずともこのコロナ禍が、情報配信のデジタル化が遅々として進まなかった教育現場の課題をあぶり出した形だ。これを受け同市は、交付金の活用を視野に入れつつ、新たな連絡システムの採用を検討。入札を経て、「バイザー」のシステムを正式導入した。

高知市教育委員会 教育環境支援課
髙畑 将樹（たかばたけ まさき）さん

連絡システム「すぐーる」が教職員の働き方改革も実現。

同システムを導入するに当たり必須要件となったのは、課題となっていた“連絡対応”をはじめ、各種校務の負担軽減につながること。そして、セキュリティがしっかりと確保されていることだったという。とりわけ同システムのアンケート自動集計機能には期待を寄せる。「これまでアンケートなどの集計作業には、多くの時間がかかっていました。このシステムによって、その時間は激減するものと見込んでいます」。

さらに、「お便り配信などのデジタル化が進めばと考えています」。早速、これまでとは異なる“カラー”版のお便りをつくっている学校もあるとのこと。PDF化して送れば、印刷の手間やコストがかからない点も魅力だ。加えて、「緊急時への備えができたことの意義も大きい」と続ける。例えば、学校から家庭への緊急連絡が必要になった場合、従来なら、急いで書類などを作成・印刷し、配布しなければならなかった。「災害時なら、学校の設備が使えない可能性もあります。でも、すぐーるを使えば、どこからでも速やかに第一報を出すことができます。教育委員会から直接、送れるのも画期的でした」。日常業務の効率化から非常時の対応まで、幅広くフォローできるのも特徴といえそうだ。

連絡手段のデジタル化で、より安心できる教育環境へ。

学校と保護者間でのコミュニケーション面においても、メリットを感じているそうだ。「デジタル化によって、細やかな情報配信が可能になり、学校のことがより伝わりやすくなったと思っています。両者がお互いに課題を見つけ、解決に向けて協力して動くきっかけにもなるのでは」と語る。

同システムには「チャネル」と呼ばれるグループが用意されており、見守り隊のような地域協力者にもアカウントの発行ができる。学校と家庭に加え、地域ともつながることで、子どもにとってより充実した環境が整うことだろう。

保護者との連絡は全て“すぐーる”で完結

あらゆる連絡をデジタルにすることで業務負担を一気に軽減。
専用アプリならではの“使いやすく分かりやすい”画面も特徴の１つ。

高知県教育委員会も導入

高知市に続き、同様の課題を抱えていた高知県教育委員会でも、令和3年3月よりすぐーるの利用を開始した。これにより同市は、市立保育園・市立小学校（児童クラブ含む）・市立中学校に加え、県立の高校でも利用できることになる。兄弟姉妹がいる家庭も多く、使い慣れたシステムを継続的に利用できることは、保護者にとっても大きな負担軽減が見込める。県内の他市町村でも導入の検討がされており、高知県の教育現場における情報配信DX化は、これで一層進むことになるだろう。

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