見落としがちな業務改善ポイント“プリンター一斉見直し”のススメ。

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見落としがちな業務改善ポイント“プリンター一斉見直し”のススメ。｜ジチタイワークスWEB

印刷に関する漠然とした課題を徹底検証して改善につなげる。

ペーパーレスが叫ばれる昨今だが、紙をゼロにするのは自治体の業務では非常に困難であり、プリンターやFAXは不可欠な存在だ。とはいえ、自治体では一度導入すると故障や機能に不便がなければ、同じメーカーの製品を使い続けるケースが多い。そうした流れが見直しの機会を逃すことにもつながっていると伊藤さんは指摘する。「1台1台では問題が目立ちませんが、広い視野で見るとコストや人的負担を改善できる場合も多くあります。漠然とした課題を可視化し、見直すことが業務改善につながるのです」。

この“漠然とした課題”とは何か。企業や自治体でヒアリングを重ねる中で感じたのは、①トラブル対応や保守管理が担当部署の負担になっている②設定に手間がかかる③コスト管理がしづらい、の３点なのだとか。「こうした問題は、プリンター環境全体を見直すことで改善されることが多い」と伊藤さんは強調する。その見直しに必要なのが、専門家による徹底的な検証だ。

庁内全てのプリンター・複合機をPC1台で無駄なく管理！

「前述の“担当部署の負担”や“設定の手間”といった課題は、ブラザー販売が提供する『プリンター管理ソフトBRadmin（以下、ビーアールアドミン）※1』『オートマチックドライバー※2』を使えば、解決につながります」。

ビーアールアドミンは、プリンターを一括管理するソフトウェアで、庁内ネットワークに接続された同社製プリンターのステータスをPC1台で確認でき、消耗品の交換時期も一目瞭然になる。また、オートマチックドライバーは、庁内に新しいPCを導入した際などに、使用する設定に合わせてプリンタードライバーを作成し、各PCに配布することができる機能だ。こうしたサービスにより、管理担当者がトナー切れのたびに動いたり、PCを1台ずつセッティングしたりする時間とストレスから解放される。

これらに加え、伊藤さんが推奨しているのは、コンパクトな機種の導入による環境改善だ。「卓上型複合機はサイズが小さく、比較的安価に導入が可能です。大型の複合機は特殊な機能を備えているというメリットがありますが、中には使わない機能もあるでしょう。これを必要十分なスペックの卓上型複合機に置き換えれば、スペースもランニングコストも削減することが可能になるかもしれません。卓上型を複数配置できれば、職員の利便性も高まります」。こうした見直しを重ねていけば、コストダウンと人的負担の軽減につなげられるというわけだ。

※1.ビーアールアドミンは、Windowsのみの対応
※2.オートマチックドライバーは、Windowsのみ、対応ポートはLPR、NetBIOS、IPP

コスト管理の課題解決に加えセキュリティも確保できる。

もちろん、プリンター本体の機能も重要だ。セキュリティ対策も充実しており、印刷時にプリンター本体でパスワード入力を必要とする機能や、出力者を特定できるID印刷の機能も搭載。FAXの送信時には、送信先番号の2度入力や、登録済番号にしか送信できない設定ができ、人的ミスを防止する。これらの性能が評価され、これまで約600の自治体現場で同社のプリンターが利用されている。

「プリンター1台が抱える課題は小さくても、台数に比例して大きなコストや人的負担になりますので、早めの見直しがおすすめです」と話す伊藤さん。

庁内の複合機について現状の検証を通して最適な選択をすることも、業務改善の手段の一つだといえるだろう。