キントーン×LINEのタッグで 来なくても済む市役所を目指す

LINEで市民の利便性向上へ

市川市がICT導入を加速させたきっかけは、平成30年に就任した村越 祐民市長による「ICTを活用した先進的取り組みで市民サービスを劇的に向上させる」という政策の打ち出しだった。これを受けて同市では議論を重ね、窓口申請をオンライン化し「来なくても済む市役所」を目指すことを決めた。実現すれば市民は来庁の手間が省け、市は職員の負担を減らすことができる。

窓口に代わるインフラはLINEに決定した。「市のホームページでは利用者の能動的なアクセスが必要。自前のアプリではダウンロードの手間があり、周知も必須。広く普及しているLINEなら手軽に利用できると判断しました」。

平成31年3月、市川市はLINEによる住民票オンライン申請の実証実験を開始。実験において求められたのは市民の利便性向上と、職員の負担減だ。申
請手続きが便利になっても、業務が煩雑になるのでは意味がない。この課題をクリアするために申請データの管理を担ったのが、サイボウズの業務改善プラットフォームkintone（以下、キントーン）だった。

職員がサクッと作れるシステムでスピードアップとコスト減を両立

キントーンは、分散・増殖しがちな業務データの一元化や、メールやチャットのような職員間のコミュニケーションツールとして活用でき、LGWANにも対応するクラウドサービスだ。その大きな特長はシステム開発の知識がなくても利用者が自由にカスタマイズできる点にある。市川市もそこに注目した。「専門知識がなくても、ドラッグ＆ドロップの簡単な操作で、直感的にシステムを作成できます。そのため仕様変更が必要なときも職員自ら迅速に対応可能です。内製化で経費が大幅に節減できるのも魅力でした」。

令和元年11月、LGWAN版のキントーンをデータベースに組み込んだオンライン申請が本格的に開始され、住民票申請だけでなく、駐輪場使用許可、り災証明の申請などの受付がスタート。利用者数も日々増加した。駐輪場の使用許可申請は、サービス開始から2週間で約500件の利用があったが、手続きに合わせてカスタマイズされたデータベースの特長が活かされ、現場での混乱はなかったという。

キントーンで広がる可能性

オンライン申請の実現により、時間や場所に捉われない手続きが可能になった市川市。現在もキントーンの利用範囲を増やし、各種申請のオンライン化を進めている。利用範囲を増やす際にも、既に作成済みのシステムをコピーして作成できるため、作業時間が大幅に削減できる。また、こうしたオンライン化の際には各部署を横断した業務フローの整備も必須だが、キントーンの情報共有機能を活かせばスムーズな調整が可能になる。

「汎用性が高いツールなので、まずは使ってほしいと思います。『あれもできる、これもできる』とワクワクします」と語る担当者。キントーンの登場により、自治体には“システム内製化”という新たな可能性が増えたといえるだろう。

システム経験不要！簡単操作のオンライン化手助けツール

キントーンは平成23年のサービス開始から1万4,000チーム以上の事業所や自治体で活用されている。業務が多岐にわたる自治体にとってオンライン化をはじめ様々な業務改善に役に立つツールだ。なぜ自治体に選ばれているのかその秘密に迫る。

キントーンが自治体に選ばれる５つのポイント

1、自治体の様々な業務に合わせた構築が可能！

キントーンの強みの一つが圧倒的な汎用性。自治体の複雑な各業務にもマッチするため、選挙事務スタッフの募集、ふるさと納税関連業務、地域包括支援業務など幅広く活用されている。
焼津市ではふるさと納税業務にキントーン導入で、返礼品の管理業務を2週間→1日に短縮！

2、システムの構築・修正が誰にでもできる！

プログラミングなどの専門知識は一切不要。画面上の項目をドラッグ＆ドロップで直感的に並べていくだけで、システム構築から修正・改善までが簡単にできる。システムのコピー＋改編で他業務への転用も可能だ。

←フォームの作成画面（イメージ）

3、エクセルと互換性のあるデータベース機能

エクセルをそのまま読み込んでキントーン化できるので、今まで分散したり重複していたりしたデータの一元管理ができ、業務もシンプル化できる

4、メール・電話・FAXに代わるコミュニケーションツール

職員間のやりとりを、必要なデータと紐づけて行うことができるコミュニケーションツール機能。迅速で確実な情報共有が可能だ。スマートフォンやタブレットで出張時も使用できる。

5、LGWAN対応で重要情報の取り扱いも安心

両備システムズとの協業による「R-Cloud Proxy for kintone」導入で、LGWANの環境内で利用できる。重要情報などを取り扱う業務でもセキュリティ面で安心だ。

キントーンの導入実績

【民間事業者】

●星野リゾート
●資生堂 
●ＡＮＡ
●朝日新聞社
●ソフトバンク
●西武ライオンズ
●住友不動産
●メルカリ
●東急電鉄　ほか 

【自治体】

●神戸市
働き方改革を推進する情報化戦略部が、業務改善を希望する部署の業務整理やキントーン導入支援を実施。
●岩手県一関市
●静岡県焼津市
●愛媛県西予市
●岡山県瀬戸内市　ほか

自治体の課題を職員目線で解決します！

私自身、以前は自治体職員として勤務していました。自治体の業務は多岐に渡り、システム投資ができない領域は紙やFAX、表計算ソフトで現場が頑張っていることも経験として実感しています。職員の武器（ツール）をアップデートすることにより、業務は自分たちの手で劇的に変えられるはず。キントーンを知って、これを各自治体に広めたいという思いで活動しています。キントーンなら業務改善へのお手伝いができます。小さなことでも構いません。何でもご相談ください。

サイボウズ株式会社　蒲原 大輔さん[元・東京都品川区職員]

ユーザー同士の交流も！

キントーンにはWeb上のユーザーコミュニティがあり、自治体同士でアイデアの共有や情報交換ができるようになっている。