認定調査の業務をDXで軽減し、住民への結果通知を迅速に。

健康福祉部 介護保険課
左：課長 小林 義弘（こばやし よしひろ）さん
右：課長補佐 上田 機余典（うえだ きよのり）さん

認定期間の臨時的な取り扱い解除で、申請件数の増大による残業が慢性化。

同市は、厚生労働省の事務連絡に準じて、令和4年度まで“新型コロナウイルス感染症に係る要介護認定の臨時的な取り扱い”を適用。対面による認定調査が困難な場合に、調査を経ずに認定期間を12カ月まで延長できる対応を行った。令和5年度も、各市町村の判断で臨時的な取り扱いを適用することができたが、「申請者の現状に見合った認定を行おうと、通常の訪問調査を再開しました。その結果、申請件数の増大により、調査員をはじめ、調査内容の整合性を確認する担当職員の残業が慢性化してしまいました。また、申請者へ認定結果を通知するまでの日数も長期化してしまったのです」と小林さんは振り返る。

当時、同市には6人の会計年度任用職員が調査員として在籍。月によって申請数は異なるが、平均すると1人当たり週12人以上を訪問していたそうだ。「調査員は、訪問先で状態を聞き取りながら調査票に記入し、帰庁後にExcelへ入力していました。中でも、申請者それぞれの状態を具体的に記入する特記事項の作成や入力に時間を要していました」。そこで、業務効率化を目指し、デジタルツールの導入を検討したという。

苦手意識をもたず活用してもらうため調査員の“使いやすさ”を重視する。

デジタル田園都市国家構想交付金の活用事例などを参考にする中で、調査票の作成ツールがあることを知った同市。令和5年8月に公募を行った際は、「導入にあたり、調査員が使いやすいツールであることが必須だと考え、キャリア20年を超える調査員にもプレゼンテーションに同席してもらいました」。

そして選んだのが、「NTTデータ関西」が提供する介護認定支援アプリ「ねすりあ」だ。このアプリでは、調査内容の入力からシステムへのデータ連携までができるという。「持ち運びしやすいタブレットでの使用が想定されていて、直感的な操作ができる印象です。入力画面をチェックボックス形式と調査票形式に切り替えられるので、手書きに慣れた人にも使い勝手がいい。同席したベテラン調査員も同様の評価でした」。入力の補助機能もあり、入力漏れなどには注意を促すメッセージがリアルタイムで表示される。これにより、聞き取りの抜け漏れが防止できるそうだ。

導入にあたっては、同社からのサポートがあったという。「調査員への操作研修や、データ連携の細かい設定まで対応してもらえたことは、ありがたかったですね」。

徐々に活用を浸透させながら、効率化と円滑な通知を目指す。

同アプリの導入に向けて、令和5年12月から3カ月間、“臨時的な取り扱い”を再適用。申請件数が軽減できた期間を利用して、同アプリの運用を開始した。導入後の変化について、上田さんは「当初は、“聞き取りをしながら慣れないタブレットへの入力は難しい”という声もありました。しかし、次の訪問までの待ち時間に車内で音声入力を行うなど、徐々に活用が進んでいます。また、特記事項は、事前に登録してあるリストや、以前の入力履歴を参照できるので、入力時間の短縮につながっています」と語る。令和6年7月からは、同社のグループ会社「NTTデータ東北」が提供する「Aitice®（アイティス）」も導入。このシステムでは、調査内容の整合性をAIによってチェックできるため、これまで目視で行っていた職員の確認作業を軽減できているという。小林さんは「導入後、認定結果を通知するまでの日数を短縮することができました。

また、使い方のサポートがあるので、“ねすりあでこんな操作ができませんか？”というようなリクエストもしています」と、今後の機能向上にも期待する。

高齢化に伴い、全国的にも介護保険の申請増加が見込まれる。職員の負担を増やすことなくスムーズに認定を行うために、認定調査のDXが果たす役割は大きいだろう。