コロナ禍で突如生じたデジタルツールの必要性。

コロナ禍では全国の自治体が働き方の見直しを余儀なくされた。同市では令和２年４月、最初の緊急事態宣言が出された際にサテライト勤務を検討。しかしそこで問題が発生したと山岡さんは振り返る。「公共施設の会議室などを仮の執務室にしようとしたのですが、電話が設置されていない。急きょ連絡用のツールが必要になりました」。

ちょうどそのタイミングで「LoGoチャット」を知り、すぐに全庁を対象としたトライアル導入を決定。実際に使用してみて「とにかく便利だと感じた」と山岡さん。「中にはテキストを打つのが面倒くさい、電話の方が早いという職員もいましたが、チャットに慣れた世代が使いこなし、次第に広まりました」。管理者側の発見もあったと馬渡さんは語る。「いきなり全庁導入で、基本的な使い方の資料をグループウェアに掲載しただけなのに、問い合わせが少ないんです。誰もがすぐに使える、手離れがいいツールだと実感しました」。

早く効果を体感するにはトライアル期間を活用する。

トライアルを通してチャットは職員の間に浸透し、様々な変化をもたらした。例えば横断的なプロジェクトでは、会議の日程調整や意見交換がチャットでスムーズに。履歴は議事録のベースになった。また、萬谷さんは意外な面で効果があったと語る。「時短勤務や、休みをとる場合など、仕事の流れについていけなくなることがあります。でもチャットを流し読みすれば動きが分かるので、ギャップを軽減できるのです」。

また、電子申請の導入も検討していたことから「LoGoフォーム」のトライアルも開始した。フォーム活用の第１弾としては、職員募集における紙の履歴書をやめてフォーム受付に一元化。「完全移行はもちろん悩みましたが、対象者の年代を考えると、高齢者ではないため大丈夫だろうと判断しました」と山岡さん。また、公用車の運行日誌も手書きからフォーム入力に変更。多くの職員が使う手続きにあえて導入して浸透をねらい、実際に成功だったという。

こうして、DX急加速のきっかけをつかんだという同市。トライアルの時点でフル活用し、職員がメリットを体感した上で両ツールの正式導入を開始。令和３年４月には旧情報政策課を「デジタル戦略課」に変更し、DXを本格化した。現在、チャットは担当課とこども園との連絡にも活用され、フォームはイベントや健診の申し込みなど、住民向けにも広く使われている。「広報紙には二次元コードがたくさん並ぶようになり、フォームからの申し込みも増えました」と馬渡さん。

変革のチャンスをつかみ前を見て進み続ける！

こうした取り組みの中でもユニークな効果は、チャットを導入してから職員の“顔”が見えやすくなったという点だ。萬谷さんは「ITツールにはドライなイメージがありますが、上司が意外なスタンプを使っていたり、気軽に直接連絡できたり、チャットで素顔が垣間見えることも多いんです」と笑顔を浮かべる。

チャットにおける個人端末の利用については、導入のメリットをしっかり説明し、職員組合とも合意した上で進めたと馬渡さんは語る。「障壁があっても、導入にブレーキをかける理由にはなりません。まずはやってみる、ということが大切だと考えています」。

今後はオンライン決済の導入や、災害時の活用なども視野に入れ、さらにサービスの向上と業務の効率化を進めていくという同市。最後に山岡さんは「今は変革のチャンスだといえます。国がDX推進を打ち出しており、コロナ禍で非対面・非接触が求められている。この波を逃さず、トライアルなども積極的に利用し、早めに決断していくといいと思います」とアドバイスをくれた。

加西市 デジタル戦略課
左：課長補佐 山岡 和宏（やまおか かずひろ）さん
中央：主事 萬谷 久美子（まんたに くみこ）さん
右：係長 馬渡 隆行（まわたり たかゆき）さん
 

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