ジチタイワークス

兵庫県加西市

トライアル段階から大きな効果を実感!加西市の体験型DX。

DXで求められる“効果”は、住民の利便性向上と業務効率化だが、重要なのはそれをより多くの人が体感できることだ。LoGoシリーズを広く活用し、住民・職員ともにメリットを享受しているという加西市の担当者に話を聞いた。

※下記はジチタイワークスVol.20(2022年6月発行)から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]株式会社トラストバンク

コロナ禍で突如生じたデジタルツールの必要性。

コロナ禍では全国の自治体が働き方の見直しを余儀なくされた。同市では令和2年4月、最初の緊急事態宣言が出された際にサテライト勤務を検討。しかしそこで問題が発生したと山岡さんは振り返る。「公共施設の会議室などを仮の執務室にしようとしたのですが、電話が設置されていない。急きょ連絡用のツールが必要になりました」。

ちょうどそのタイミングで「LoGoチャット」を知り、すぐに全庁を対象としたトライアル導入を決定。実際に使用してみて「とにかく便利だと感じた」と山岡さん。「中にはテキストを打つのが面倒くさい、電話の方が早いという職員もいましたが、チャットに慣れた世代が使いこなし、次第に広まりました」。管理者側の発見もあったと馬渡さんは語る。「いきなり全庁導入で、基本的な使い方の資料をグループウェアに掲載しただけなのに、問い合わせが少ないんです。誰もがすぐに使える、手離れがいいツールだと実感しました」。

早く効果を体感するにはトライアル期間を活用する。

トライアルを通してチャットは職員の間に浸透し、様々な変化をもたらした。例えば横断的なプロジェクトでは、会議の日程調整や意見交換がチャットでスムーズに。履歴は議事録のベースになった。また、萬谷さんは意外な面で効果があったと語る。「時短勤務や、休みをとる場合など、仕事の流れについていけなくなることがあります。でもチャットを流し読みすれば動きが分かるので、ギャップを軽減できるのです」。

また、電子申請の導入も検討していたことから「LoGoフォーム」のトライアルも開始した。フォーム活用の第1弾としては、職員募集における紙の履歴書をやめてフォーム受付に一元化。「完全移行はもちろん悩みましたが、対象者の年代を考えると、高齢者ではないため大丈夫だろうと判断しました」と山岡さん。また、公用車の運行日誌も手書きからフォーム入力に変更。多くの職員が使う手続きにあえて導入して浸透をねらい、実際に成功だったという。

こうして、DX急加速のきっかけをつかんだという同市。トライアルの時点でフル活用し、職員がメリットを体感した上で両ツールの正式導入を開始。令和3年4月には旧情報政策課を「デジタル戦略課」に変更し、DXを本格化した。現在、チャットは担当課とこども園との連絡にも活用され、フォームはイベントや健診の申し込みなど、住民向けにも広く使われている。「広報紙には二次元コードがたくさん並ぶようになり、フォームからの申し込みも増えました」と馬渡さん。

変革のチャンスをつかみ前を見て進み続ける!

こうした取り組みの中でもユニークな効果は、チャットを導入してから職員の“顔”が見えやすくなったという点だ。萬谷さんは「ITツールにはドライなイメージがありますが、上司が意外なスタンプを使っていたり、気軽に直接連絡できたり、チャットで素顔が垣間見えることも多いんです」と笑顔を浮かべる。

チャットにおける個人端末の利用については、導入のメリットをしっかり説明し、職員組合とも合意した上で進めたと馬渡さんは語る。「障壁があっても、導入にブレーキをかける理由にはなりません。まずはやってみる、ということが大切だと考えています」。

今後はオンライン決済の導入や、災害時の活用なども視野に入れ、さらにサービスの向上と業務の効率化を進めていくという同市。最後に山岡さんは「今は変革のチャンスだといえます。国がDX推進を打ち出しており、コロナ禍で非対面・非接触が求められている。この波を逃さず、トライアルなども積極的に利用し、早めに決断していくといいと思います」とアドバイスをくれた。

加西市 デジタル戦略課
左:課長補佐 山岡 和宏(やまおか かずひろ)さん
中央:主事 萬谷 久美子(まんたに くみこ)さん
右:係長 馬渡 隆行(まわたり たかゆき)さん
 

加西市での活用例と起こった変化

●日常コミュニケーションの促進

庁内だけでなくこども園との連絡もチャットを活用。雑談用トークルームをつくり盛り上がることも。

●職員募集をフォームに一元化

募集時は紙の履歴書を廃止し、全てフォーム入力にシフト。ペーパーレスと管理のしやすさを実現。

●公用車の運転日誌のフォーム化

帰庁後はスマホで二次元コードを読み、フォームに打ち込めばOK。運転席に座ったままで完了する。

全庁一斉トライアルで職員が利便性を体感!

多くの職員が同時に利用することで効果を共有。風通しが良くなり積極的に活用する雰囲気ができ、導入効果を大きくした。

庁内サポート体制

初期
●マニュアルの共有のみ

グループウェアにマニュアルを掲載。研修などは実施せず、使い慣れた世代から広がった。

現在
●質問はチャットで対応
●職員勉強会を毎月実施

問い合わせは随時チャットで受付。勉強会では新機能なども紹介しつつDXを日常化させる。

無料トライアル受付中!

LoGoチャット・LoGoフォームともにアカウント無制限でトライアル可能。全庁で効果を実感してください。

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