柔軟に内製できるアプリで、庁外業務の効率化を図る。

枚方市
総合政策部 DX推進課
課長 小西 正洋（こにし まさひろ）さん

枚方市
総合政策部 DX推進課
主任 前田 哲（まえだ さとし）さん

枚方市
総合政策部 DX推進課
山本 翔子（やまもと しょうこ）さん

様々なツールの中から検討を重ね庁外で使えるアプリ開発に取り組む。

庁内業務プロセスの見直しに自分たちでカスタマイズできるよう、これまでも内製で開発するなど、同市では積極的にDXに取り組んでいた。しかし、職員へのシステム活用に関するアンケート調査の結果、庁外で行う業務にはアナログな仕組みが残っていることが分かったという。「ほかの業務ではデジタル化を進めているものの、今まで手を付けていなかった分野なので、改善の余地があると考えました」と小西さんは振り返る。

そこで、クラウド環境を構築して庁外からも利用でき、また、インターネットにつながない庁内の業務でもアプリが利用できるツールを検討。「今回は、開発の柔軟性も重視した上で6～7種類のツールを検討しました」。クラウド環境が前提のツールが多い中、庁内に設置したオンプレミスのサーバーにも、クラウド環境にも構築できる「Claris FileMaker(クラリス ファイルメーカー)」を選んだという。まずは令和4年度にDX推進課で使い方を習得し、内製が可能に。その後、庁外での業務が多い部署に声をかけた。

現場で情報を直接アプリに記録し作業の手間とリスクを軽減する。

同ツールでは、高度なプログラミング技術がなくても、テンプレートなどを用いてアプリを開発できる。さらに、外部からの利用は、特定の端末しかクラウド環境へ接続できないため、個人情報を扱う庁外での業務にも適しているという。庁内に戻らず現場で作業を完結できるようになり、大幅な効率化、時間短縮につながる。

最初に開発したのは、小・中学校の施設管理台帳アプリ。設備の導入時期や型番、メーカーなどを管理し、保全計画に役立てている。それまでは現場でのメモや写真を改めてExcelに登録していた。入力項目やシートが統一されておらず、登録の作業も手間になっていたことから、情報の正確性に課題があったという。前田さんは「動画の解説を参考に、実際に使う施設整備課の職員と一緒につくりました。必要な機能を確認し、自分たちで内製できると分かった一例です」と話す。

その後は、同市の「まるっとこどもセンター」と連携し、2つのアプリを開発。一つはスクールソーシャルワーカーが、悩みを抱えた児童・生徒に関する面談内容を記録するもの。もう一つは、保健師が低体重児や未熟児を育てる家庭を訪問し、そこでの相談内容などを記録するもの。以前は紙のメモを持ち帰り、システムに入力していたが、現場からアプリに記録できるようになった。「情報量が多く、後でまとめて入力するのは時間がかかる作業でした。アプリを使うことで、共有もスムーズになりましたね」と山本さん。

内製と外注の“いいとこ取り”で庁内に展開できる事例を増やす。

これらの事例をきっかけに、DX推進課では庁内への横展開を進めている。幅広い業務に活用を促すため、各課向けの勉強会や、課題のヒアリングを実施中だ。また、開発を通して気づいたことは、内製と外注のバランスの大切さだという。当初は内製を想定していたが、研修を重ねるうちに、庁内だけでつくるのは難しいアプリもあると分かってきた。「自分たちで機能を更新する際や、異動で担当者が代わった際にも使えるように、内製のノウハウは蓄積しています。しかし、難しいと判断したら無理せず、部分的にでも外部に頼る選択も大切。そうすることで持続可能な運用になると感じています」と、前田さん。

自治体システムが標準化されると、場合によっては、これまで使えた機能が使えなくなることもあるかもしれない。そんな隙間を埋める役割が同ツールだと3人は話す。「庁内での活用事例が増えることで、各課でもイメージが湧きやすくなり、改善案やニーズにもつながります。今後もみんなで考え、一緒につくっていくつもりです」。

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