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公務員として文書作成は避けて通れない重要な業務だ。しかし、日々の業務に追われながら、誤解を招かない明瞭かつ正確な文書を作成することは容易ではなく、悪戦苦闘している人も少なくないだろう。
また、文章上のちょっとしたミスが重大な問題に発展しかねないリスクもあり、それがプレッシャーとなっている人もいるのではないだろうか。
そこで本企画では、約40年、公務員として様々な文章を書きながら、行政現場で職員の文章指導を行ってきた工藤 勝己（くどう かつみ）さんに、そんな悩みを軽減するための方法や文章スキルを向上させるための具体的方策を紹介していただく。
※掲載情報は公開日時点のものです。
解説するのはこの方
工藤 勝己（くどう かつみ）さん
文章よくなる株式会社 代表取締役
1985年 運輸省（現・国土交通省）入省、1989年 葛飾区入庁、東京都庁派遣、特別区人事委員会事務局主査、区画整理課長、道路建設課長、道路管理課長、都市整備部参事、総務部参事、総合庁舎整備担当部長などを歴任し、「日本全国に文章美人を増やしたい！」と意思を固めて早期退職。2024年4月 文章よくなる株式会社を設立。
現在は、実務研修「文章の磨き方」を全国展開する傍ら、昇任試験論文セミナー「合格論文の工藤塾」、昇任試験面接セミナー「面接突破の工藤塾」を開講している。
技術士（建設部門・総合技術監理部門）、土地区画整理士。
「強い表現は嫌だな」「上から目線にしたくない」「やわらかい言い回しがいいな」。誰もが様々な感情を抱きながら文章を書いています。しかし、その感情が空回りして文体をゆがめてしまっては主客転倒。
ある公共施設のトイレで遭遇した事例をご紹介しましょう。トイレの貼り紙といえば、利用者に対するお願いばかりで、読みたくないものですが、興味本位で読んでみると、残念な文章がたくさんあります。
Before
ペーパータオルのご使用は、お一人様1人2枚までのご使用となり、皆さんのご協力によってこのトイレはきれいに保たれており、誠にありがとうございます。
After
ペーパータオルは、お一人様2枚までのご使用とさせていただいております。
いつもご協力いただき、ありがとうございます。
このように、「お願い」と「感謝」を明確に分けて、それぞれを一文で書くとよいでしょう。日常の何気ない空間に、誰にも指摘されることなく、ひっそりと息を潜めて生息している“残念な文章”。皆さんのまわりにもありませんか？
そんな文章に遭遇したら、自分ならどう書くか、想像してみてください。その添削癖があなたの文章を磨いてくれます。
さて、日常業務で犯しがちな文章上のミスをランキング形式でご紹介する「公務員の残念な文章10選」も、いよいよ最終回です。これらのミスを“他山の石”として、ぜひ文章スキルの向上に役立てていただきたいと思います。
「助詞力」は、私が考えた造語なので、初めて目にする人がほとんどだと思います。助詞を正しく使うスキル、適切にチョイスする力を、私は「助詞力」と呼んでいます。
正しく伝わる分かりやすい文章を書くうえで、「助詞力」は必須のスキルなのです。
助詞は、言葉と言葉をつなぎ、その関係性をあらわす重要な役割を担います。適切に選んだ助詞は、読み手の理解を助ける働きをしてくれますが、そのセレクトを間違えると、読み手の理解を阻害する悪事を働いてしまいます。
たった1文字の助詞が多いためか、助詞は軽視されがち。日常業務で問題視されることも極めてまれです。このため、怪しい使い方をされた助詞がぬくぬくと生息できる環境が行政現場にはあります。
研修や論文添削などで文章指導をする際に、私がよく引き合いに出す言葉があります。よい機会なので、ここでご紹介したいと思います。
数多くある助詞の中でも、悩ましいのが「は」と「が」の使い分けです。こういったささいな部分に意識を向けてみる。
無意識を意識化することから、文章スキルは向上していきます。
事例を見てみましょう。
（1）鈴木さんは管理職試験に合格した。
（2）鈴木さんが管理職試験に合格した。
助詞の「は」と「が」は、主語が“既知の情報”なのか、“未知の情報”なのかで使い分けると、読み手が理解しやすくなります。
（1）は「鈴木さん、最近どうしてる？」という鈴木さんの近況を尋ねるような質問が根底にあり、それに答える形で文章が組み立てられています。つまり、鈴木さんという主語は“既知の情報”になるので、助詞「は」を用いることになります。
一方、（2）は「管理職試験の合格者は誰か？」という質問が根底にあり、鈴木さんという主語は“未知の情報”になるので、助詞「が」を選ぶとよいでしょう。
たった1文字の助詞が、読み手に伝わるニュアンスに微妙な変化をもたらしていることが分かります。それでは、助詞の残念な使い方を見てみましょう。
Before
保育施設の保育人材の定着と保育の質の確保を図ります。
これは、ある自治体の行政計画に載っている一文ですが、短い文なのに助詞「の」が4回も使われています。難しいことを書いているわけではないので、言いたいことは十分に伝わりますが、テンポよく読むことができず、読み手にストレスを与えてしまいます。では、どのように書けばよかったのでしょうか？改善例を見てみましょう。
After
保育施設の保育人材を定着させ、保育の質を確保します。
このように、動詞をシンプルに使い、「目標」と「手段」を明確に分けて表現すれば、同じ助詞を続けて用いる必要もなくなります。
文章の流れを読みながら、「この助詞でいいのか」と自らに問いかけ、読み手本位で書く。助詞の使い方に迷ったら、複数の文案を書いて並べてみる。
そうすれば、感覚的に助詞を選ぶ悪い癖が解消されて、いずれ深く考えなくても最善の助詞を選べるようになるはずです。
たかが助詞、されど助詞。たった1文字を侮らず、ぜひ“助詞力アップ”を図ってください。
修飾語の位置が悪いと、読み手に誤解を与えることが多く、腹落ちしない文章になってしまいます。
俗にいう“悪文・難文”です。企画書や予算要求資料、各種行政計画などで散見されますが、昇任試験の受験者が書く論文でも驚くほど多く見られます。事例を見てみましょう。
Before
美しい緑豊かですてきな花に彩られたまち
これは、ある自治体の行政計画に掲げられているキャッチフレーズです。修飾語の位置が悪いため、読み手の解釈にブレが生じてしまいます。このように、思いついた言葉を思いついた順番に並べると、「誰が書いたの？」と言われる“残念な文章”になってしまいます。
書き手の意図がうまく伝わらないため、「美しい」のは何？「すてき」なのは何？と想像力を働かせながら読まなければならず、読み手に過度な負担をかけてしまいます。それでは、正しく伝わる文章に改善してみましょう。
After
緑豊かで美しい花に彩られたすてきなまち
このように修飾する語を修飾される語の直前に置くようにすれば、解釈のブレや誤解がなくなり、分かりやすい文章に仕上げることができます。
日常業務で犯しがちな文章上のミスで最も多いのが、「並列表記が中途半端」という初歩的なものです。深く考えないで安易に言葉を列記してしまうミスが、とても多いのです。事例を見てみましょう。
Before
児童虐待の相談や養育困難などに対応する窓口を開設する。
この文は、一見して問題なさそうですが、列記されている言葉に着目してみると、「相談」や「困難」に対応する、となっています。相談窓口の役割を住民に分かりやすく説明する文なので「～や～の相談に対応する」としたいところですが、「相談」という言葉が前半のみに係っています。改善事例を見てみましょう。
After 1
児童虐待の相談や養育困難の相談などに対応する窓口を開設する。
このような表現でもよいのですが、短い文なので「相談」という言葉が2回登場するのを避けたい場合は、次のような言い回しにしましょう。
After 2
児童虐待や養育困難などの相談に対応する窓口を開設する。
After 3
児童虐待や養育困難などの相談窓口を開設する。
いかがでしょうか。「相談」という言葉が「児童虐待」と「養育困難」の両方に係るように列記すれば、正しく伝わる分かりやすい文になります。
中ぶらりんの言葉がないか。述語の脱落がないか。文を構造で捉えて、しっかりと並列表記を完成させるようにしてください。
皆さんの職場には、文章上のちょっとしたミスを大目に見る風潮がありませんか？そこには、「個人のミス」が「組織の恥」を招き、さらには「住民の損害」へと発展してしまうリスクが潜んでいます。個人レベルのかわいいミスの段階で改善しないと、文章を書いた個人だけでなく、首長の責任まで問われる重大な事態に陥ってしまいます。
行政職員は、住民に義務を課し、住民の権利を制限する「行政行為」を担っています。これらの業務は、全て“文書”で行われます。退職するまで、「文書主義の原則」と縁が切れることはないのです。
そのことを肝に銘じて、日頃から誤解のない分かりやすい文章を書くように心がけていただきたいと思います。
どのような文章であっても、最後に「推敲」という作業を経て完成します。私はよく文章を“料理”に例えてお話ししていますが、推敲は料理でいえば「味見」なのです。“味見しないで客に出すな”ということになります。
推敲することによって、文章に魂が吹き込まれます。文章を書くことの何倍も時間と労力がかかりますが、とても大切な作業です。
私の経験上、多めに書いてバサッと削るのがオススメの推敲法です。要は、“手間を惜しむための手間を惜しむな”ということになるでしょうか。
文章は生き物。残念な文章が勝手に自己主張を始めてから、慌てても手遅れです。でも、身近に「推敲の鬼」がいれば大丈夫。あなた自身が“最後の砦(とりで)”になりましょう。
せっかく文章を書くなら楽しもう。遊び心を忘れたくない。私はいつもそう考えています。ならば、この連載をどう結ぶのか。
同郷の太宰治が、粋に結んでいる小説があります。小説の書き出しが「命」だとすれば、結びは「心」なのかもしれません。
太宰は、小説「津軽」の書き出しで、この地域だけに降る“7つの雪”を紹介しています。
そして、敗戦色が濃厚な戦時中の複雑な思いを、結びに色濃くにじませています。
いまだに戦争に勤(いそ)しんでいる国があるという現実を憂慮しながら、あえて太宰の言葉を拝借して、この連載を結ばせていただきたいと思います。
さらば読者よ、命あらばまた他日。
元気で行こう。絶望するな。
では、失敬。
志を立てるのに遅すぎるということはありません。
皆さんの文章は、磨けば光る原石なのです。せっせと磨き続ければ、やがてそれはこれからの公務員人生を明るく照らし、心穏やかに歩んでいくことができるでしょう。
この連載が、その一助となりますように。
工藤 勝己（くどう かつみ）さんの著書
「一発OK！誰もが納得！公務員の伝わる文章教室」
(学陽書房)
「住民・上司・議会に響く！公務員の心をつかむ文章講座」
(学陽書房)
その他『一発で受かる！最短で書ける！昇任試験 合格論文の極意』『一発で受かる！昇任試験 面接合格完全攻略』（いずれも学陽書房）がある。
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