全国の自治体が、国からの委託を受けて実施する統計調査。業務を担当する職員は、調査開始前に調査区の設定や地図・必要書類などの作成、調査員に向けた説明会の開催など、こまごまとした業務を行わなければならない。
働き方改革によって、自治体業務のデジタル化が進んできてはいるものの、統計調査に関しては大半の業務を手作業でこなしている自治体が多いのだという。調査区が数千カ所に及ぶ自治体もあり、その一つひとつに調査員を割り振ったり、地図を準備したりする作業は、膨大な労力を要する。手作業だと、調査漏れや調査員の二重配置など、ミスも発生しやすくなるだろう。
「当社が『統計調査支援システム』の開発に取り組むことになったのも、自治体のそうした悩みについて相談を受けたことがきっかけです」と語る齋藤さん。同社はもともと、地理情報システムの開発・提供を手がけるベンダーだった。しかし、“手作業で地図を作成するのではなく、国の調査区データをそのまま活用できるツールをつくれないか”という相談を受け、平成11年にシステムを開発。平成17年から全国展開を開始した。
調査票の配布・回収などは調査員が行うが、準備は各自治体が行っており、その負担は大きい。調査区の地図や必要書類など、様々な準備が必要となる。
同システムは、調査員や調査区の管理、地図や必要書類の作成・印刷などの事務作業を効率化するものだ。従来は地図を拡大印刷して、それを切り貼りし、調査員が使用する地図などの書類を作成していた。それがシステムであれば、国が管理する調査区データに住宅地図を重ねて表示し、自動で作成。調査区に変更がある場合は、画面上で変更してそのまま印刷が可能になるなど、業務負担の軽減が期待できるという。「操作画面は、できるだけ分かりやすく、シンプルにしています。調査員選定から報酬支払い計算まで、業務の順番通りにボタンを配置しているので、初めての職員でも、あまり迷わずに使えるのではないでしょうか」。
自治体の声から生まれたシステムだけに、国による調査方法の変更や、自治体ニーズに応えるためのバージョンアップを現在も繰り返している。「例えば調査員の自動割り当て機能は、調査区が5,800ほどある自治体からの要望で追加したものです。“居住地から500m以内”など、調査員の希望を条件設定して自動割り当てができるようになりました。また、調査区内の人口・世帯数の集計も、従来は手作業でした。システムでは、住基データをもとに反映することも可能です」。
令和6年5月末時点で、119自治体が同システムを導入している。本庁舎だけでなく支所でも導入し、効率化を図っている所もあるという。また、自治体の規模によっては、仕事量が急増する国勢調査の時期だけレンタル導入するパターンもあるそうだ。
「統計調査は頻繁に発生する業務ではないため、次回の調査時は担当者が異動していることも少なくありません。そこでメールマガジンを通して、直近の調査状況やシステムの機能を伝え、不慣れな人でも活用できるように配慮しています」。また、社内にサポート専用窓口を配置しているほか、年に1回程度、営業担当者が導入自治体を訪問し、“顔が見える関係づくり”に注力しているという。
加えて、多忙すぎて職員の手がまわらない場合は、自治体から国の調査区データを提供してもらい、調査員用案内図と要図とを作成した上で納品する代行サービスも実施している。「システムは使いつづけてもらうことが大切です。“導入したら終わり”ではなく、しっかりコミュニケーションを取りながら、職員の皆さんの負担軽減に寄与したいと考えています」。
ASロカス
営業部 主幹
齋藤 康弘（さいとう やすひろ）さん
担当者の声
職員の皆さんが日々行う事務業務。それらの負担軽減のお手伝いができればと考えています。ぜひ気軽にご相談ください。
● 調査員情報の管理
● 宛名シール印刷
● 従事履歴の管理
● 調査員の年齢集計
● 説明会の管理
● 町会・自治会の管理
● 配布用品の管理 など
サービス提供元ASロカス株式会社
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