県内29の市町との連絡は、電話とメールが中心だった同県。しかし、これでは非効率だという課題意識があったという。令和3年に、市町と連携してDXを推進する“市町連携班”を新設したことを機に、複数の自治体間での効率的なコミュニケーションに、ビジネスチャットを活用する検討を始めた。
取り組みを先導した村田さんは、こう振り返る。「県と全市町が一斉に導入しないと、効果は限定されます。しかし、それにはネットワーク環境の問題がありました」。県や各市町では、それぞれネットワーク環境が異なっている。そこで、LGWANでもインターネットでも使えて、すでにいくつかの市町で導入が進みつつあった「トラストバンク」の「LoGoチャット」に、白羽の矢を立てたという。
令和4年6月、まずは県と29市町の情報担当部署で試行を開始。ここでの反応が良かったため、並行していくつかの部署でも活用してもらったという。「機能やUIがシンプルなため、総じて“使いやすい”という評価でした。デジタルツールが得意ではない職員も、活用に対する心理的なハードルは低かったようです。その後、令和4年度後半から現在にかけては、実証する部署や業務を拡大しているところです」。先行していた情報担当部署などでは、令和5年4月から広域連携での本運用が始まっているという。
同県が心がけたのは、“小さく生んで大きく育てる”こと。地方交付税関連など、自治体間の情報共有が効果的な部署から導入を進め、そこでの“便利になった”という声を背景に、他部署にも広げていった。「導入により改善された点は多いと聞きます。県から市町への連絡が1回で済むだけでなく、会議のスケジュール調整がラクになったなど。ネットワーク環境が違う自治体間で、簡単にファイルを共有できる点も喜ばれています」。
特に通信障害の発生時が印象的だったという。「原因はネットワークの一部の問題でしたが、トラブルが発覚した後、約1分で県から全市町に向けて情報を発信し、混乱を最小限に抑えることができました。電話やメールでこのスピードは難しいでしょう」。
また、ノート機能を使って、各市町が導入しているツールやソフトの情報をリストアップして、可視化しているという。「ツールの新規導入を検討する際には、すでに導入している自治体に問い合わせることができます。また、更新時期なども記載しているので、共同購入の検討にも役立ちます。県にとっても、市町にとっても、便利な機能ですね」。
様々なシーンで活用が進む同サービス。「全市町が参加した会議で、質問をチャットのみで受け付けたことがあります。チャットなら発表者のプレゼン中も質問できて、質問する心理的な負担も軽い。リモートでの参加者も気軽に質問していました。また、県では市町だけでの連携も推奨しており、実際に近隣自治体だけでつながる動きも出ています」。
導入前から、活用の幅が広がることを期待していたと村田さん。「操作性の良さに加え、利便性の高さも確認していたので、導入さえすれば自然に広がる可能性は高いと見込んでいました」。また、市町の要望に応えて、共同調達を実施したことも、多くの職員が利用できる環境づくりにつながったようだ。
DXで職員の負担を軽減し、情報共有や意思決定を迅速化できる。ビジネスチャットの導入で、そんな意識が醸成されているという同県。「導入前は想定していなかった効果も出ています。今後の目標は、県と市町のやりとりが多い、全ての部署で使えるようにすること。使う職員が増えるほど、効果も増大するでしょう」と、今後の展望を語ってくれた。
三重県
総務部 デジタル推進局
デジタル改革推進課
村田 将（むらた しょう）さん
担当者の声
ビジネスチャットなどの導入は、情報伝達が欠かせない部署から始めていくと便利さが浸透しやすく、自然に広がっていきます。
自治体・部署ごとにネットワーク環境が異なっても、問題なく連携可能。
令和4年度
▶ 6月 県と29市町の情報担当部署が試行開始
▶ 7月 情報担当部署にアンケートを行い、継続の意思を確認
▶ 9月 県と4市町の地方交付税担当部署で試行開始
▶12月 県と29市町の地方交付税担当部署に試行拡大
令和5年度
▶ 4月 情報担当部署・地方交付税担当部署で本格運用開始他部署にも範囲を拡大中
他部署にも範囲を拡大中
▶東京都葛飾区 「電子申請をさらに便利に」はこちら
▶北海道標津町「庁内外の人間関係を円滑に」はこちら
▶「導入効果・お問い合わせ」はこちら
サービス提供元株式会社トラストバンク
2
【最新版】マイナンバーカードの普及率｜現状の課題と成功事例から学ぶ普及促進のヒント
