ビジネスチャットで改善。自治体の情報共有を正確かつ迅速にするLoGoチャット。

防災・危機管理

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自治体専用ビジネスチャット

1,200を超える自治体で導入されている「LoGoチャット」。活用が進むビジネスチャットは今後、行政のスタンダードツールになるだろうか。業務上の改善だけではなく、組織風土の変革にもチャットが貢献しているという標津町に話を聞いた。

※下記はジチタイワークスVol.27（2023年8月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]株式会社トラストバンク

情報伝達手段の選択肢を増やし、より正確で迅速な情報共有を目指す。

職員間の情報伝達に課題を抱えていた同町。従来は、電話・対面・紙のメモ書きなどが中心で、機密性や信頼性に不安があったという。「何より手間がかかるのが問題でした。ビジネスチャットという選択肢を加えることで、正確で迅速な情報共有が可能になる。そうすれば、意思決定のスピードアップにもつながると考えました」と、小田桐さん。

ツールの選定では、世代を問わず使いやすいUIや、デバイス紛失時のセキュリティ対策などを重視。最終的に選んだのがLoGoチャットだったという。「国産であることや自治体の導入事例が多いこともポイントでした」。

令和2年11月に無料トライアルを開始。ワークショップ形式で行われた、サービス提供元である「トラストバンク」のリモート講習会では、職員は自席に着いたまま、実際にパソコンを操作しながら受講。「職員からは“楽しかった” “分かりやすかった”という声が寄せられました。プライベートで利用している一般的なSNSとUIが似ているため、抵抗は少なかったようです。年齢を問わず、比較的すぐに使えている印象を受けました」。

部署を問わず業務効率化が加速し、職場環境の向上にも貢献する。

令和3年4月、全職員の活用を前提に本運用をスタート。多くの職員が活用することで、効果を最大限に発揮させたいと考えている。「コロナ禍でも、在庁職員とテレワーク職員の間の連絡は途切れませんでした」と辻?さん。ノート機能で各自のToDoリストを共有。進捗状況を明確にして、職員が罹患しても業務が滞らない体制を整えていたという。

「便利なツールですが、全てをチャットに置き換えているわけではありません。対面の方が良いこともあるし、電話で話した方が良いこともあります」。状況によって手段を使い分けているが、メールの数は圧倒的に少なくなったという。チャットならあいさつを簡素化できる上、一般的には返信も早い。さらに相手の既読状況を確認できるため、安心感も高いという。「気軽に連絡できるため、部署や年齢などの垣根を越えてコミュニケーションを取りやすくなりました」。

さらに、教育委員会や病院事務部門、消防署などにもアカウントを付与。各組織内での活用はもちろん、各組織と本庁との連絡にも役立てているという。「活用が広がることで、初対面の相手でも、すでにチャットでやりとりをしたことがあるケースが増えてきました。業務改善だけでなく、庁内外の円滑な人間関係の構築にも一役買ってくれています」。

自治体同士の連携を強めながら業務改善は新たなるステージへ。

根室管内4町は同じチャットを導入しているため、自治体の枠を越えて、職員同士がつながる動きもあるという。総務課長や情報管理担当者などがそれぞれユーザーグループをつくり、情報交換を行っているそうだ。「特に、選挙などは同じ法律にもとづいて運営するので、他自治体の動きは非常に参考になります」と辻?さん。管内の自治体同士でつながるメリットは大きく、組織としてつながる広域連携^※も視野に入れているという。

同町では、個人デバイスでの利用を許可した結果、任意であるにもかかわらず、9割以上の職員が活用。出先からの報告、急な休みの連絡など、便利に使っているそうだ。「スマホなら、災害時の職員への一斉連絡にも利用できます。これまでは防災無線や電話連絡、事前の取り決めなどで対応してきましたが、多数の職員と相互に連絡を取り合うのは難しい。チャットを利用すれば、職員の安否確認や自宅周辺の災害状況などを報告してもらい、登庁できそうな職員にだけ招集をかけることができます。また、今年度からLoGoフォームも導入したので、こちらも含めて様々な連携も模索中です」。導入時の課題を乗り越えた先に、次のステージに向けた活用のイメージも広がっているようだ。