職員間の情報伝達に課題を抱えていた同町。従来は、電話・対面・紙のメモ書きなどが中心で、機密性や信頼性に不安があったという。「何より手間がかかるのが問題でした。ビジネスチャットという選択肢を加えることで、正確で迅速な情報共有が可能になる。そうすれば、意思決定のスピードアップにもつながると考えました」と、小田桐さん。
ツールの選定では、世代を問わず使いやすいUIや、デバイス紛失時のセキュリティ対策などを重視。最終的に選んだのがLoGoチャットだったという。「国産であることや自治体の導入事例が多いこともポイントでした」。
令和2年11月に無料トライアルを開始。ワークショップ形式で行われた、サービス提供元である「トラストバンク」のリモート講習会では、職員は自席に着いたまま、実際にパソコンを操作しながら受講。「職員からは“楽しかった” “分かりやすかった”という声が寄せられました。プライベートで利用している一般的なSNSとUIが似ているため、抵抗は少なかったようです。年齢を問わず、比較的すぐに使えている印象を受けました」。
令和3年4月、全職員の活用を前提に本運用をスタート。多くの職員が活用することで、効果を最大限に発揮させたいと考えている。「コロナ禍でも、在庁職員とテレワーク職員の間の連絡は途切れませんでした」と辻?さん。ノート機能で各自のToDoリストを共有。進捗状況を明確にして、職員が罹患しても業務が滞らない体制を整えていたという。
「便利なツールですが、全てをチャットに置き換えているわけではありません。対面の方が良いこともあるし、電話で話した方が良いこともあります」。状況によって手段を使い分けているが、メールの数は圧倒的に少なくなったという。チャットならあいさつを簡素化できる上、一般的には返信も早い。さらに相手の既読状況を確認できるため、安心感も高いという。「気軽に連絡できるため、部署や年齢などの垣根を越えてコミュニケーションを取りやすくなりました」。
さらに、教育委員会や病院事務部門、消防署などにもアカウントを付与。各組織内での活用はもちろん、各組織と本庁との連絡にも役立てているという。「活用が広がることで、初対面の相手でも、すでにチャットでやりとりをしたことがあるケースが増えてきました。業務改善だけでなく、庁内外の円滑な人間関係の構築にも一役買ってくれています」。
根室管内4町は同じチャットを導入しているため、自治体の枠を越えて、職員同士がつながる動きもあるという。総務課長や情報管理担当者などがそれぞれユーザーグループをつくり、情報交換を行っているそうだ。「特に、選挙などは同じ法律にもとづいて運営するので、他自治体の動きは非常に参考になります」と辻?さん。管内の自治体同士でつながるメリットは大きく、組織としてつながる広域連携※も視野に入れているという。
同町では、個人デバイスでの利用を許可した結果、任意であるにもかかわらず、9割以上の職員が活用。出先からの報告、急な休みの連絡など、便利に使っているそうだ。「スマホなら、災害時の職員への一斉連絡にも利用できます。これまでは防災無線や電話連絡、事前の取り決めなどで対応してきましたが、多数の職員と相互に連絡を取り合うのは難しい。チャットを利用すれば、職員の安否確認や自宅周辺の災害状況などを報告してもらい、登庁できそうな職員にだけ招集をかけることができます。また、今年度からLoGoフォームも導入したので、こちらも含めて様々な連携も模索中です」。導入時の課題を乗り越えた先に、次のステージに向けた活用のイメージも広がっているようだ。
※広域連携については三重県の事例を参照
標津町
左：総務課
総務担当 主任
標津町デジタル化推進委員
辻 卓也さん
右：デジタル化推進担当 主事
小田桐 拓矢さん
担当者の声
コミュニケーションの効率化を図れる上、多種多様なスタンプで気持ちを伝えることもできます。
今では一般的なSNSのスタンプに物足りなさを感じるほどです。
LoGoチャット上に開設される、自治体職員専用のコミュニティー。同じ業務に携わる職員同士がつながり、知見やノウハウを共有できる。
標津町のようにユーザーグループ内にトークルームをつくり、クローズドな環境でやりとりすることも可能。
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サービス提供元株式会社トラストバンク
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