ジチタイワークス

島根県大田市

グループウェアの活用で業務効率化!災害時・コロナ禍での即時対応も可能に。

情報共有の迅速化など、業務効率化のためにグループウェアを導入した大田市。使いこなせるかどうかを不安視する声もあったが、導入1カ月後に発生した震災を機に、ツールの“即効性”と“有意性”を実感することになった。

※下記はジチタイワークスVol.16(2021年10月発行)から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]株式会社ネオジャパン

“使いこなせること”重視で導入ツールを比較検討。

会議日時の調整や重要事項の連絡など、関係者全員の確認を早急に取りたい事案は日々発生する。情報伝達を迅速化する方策の1つとして、グループウェアなどの電子ツールに注目する自治体も増えているが、操作が複雑で使いづらいなどの理由で、導入効果があらわれないケースもあるようだ。

大田市では平成30年3月、「ネオジャパン」が提供する「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」を導入。これは、庁内向けの回覧機能や、庁外とのメール機能による情報共有の迅速化、およびペーパーレス促進などの機能を備えたグループウェアだ。検討段階では、他製品との比較も行ったが、「操作画面が分かりやすく、これなら誰でも直感的に使えると感じたのが最大の導入理由です。利用者全員が使いこなせないと、確実な情報共有が実現しませんからね」と、同市の中祖さん。

導入前には、部課・年齢層が異なる職員たちのワーキンググループを結成して1カ月間の試用を行ったり、導入後は同社が行う研修サービスを利用したりして、“誰もが使える”環境を整えたという。

震災対応がきっかけとなり本格活用の機運が高まる。

旧システムとの並行運用期間を約2カ月設けたほか、使い方に関する職員からの問い合わせ窓口を設けるなど、万全の体制でグループウェアを導入した同市。「正式稼働当日は、問い合わせの内線電話が鳴りやまないのでは……と覚悟していたのですが、ふたを開けてみると、問い合わせは数件程度。“これなら使いやすいだろう”という見立ては間違ってなかったわけです」。

そのわずか1カ月後、島根県西部地震が発生。庁内全職員に対し、災害状況の共有が即時にできないという事態に陥った。そんな中で、SNSのように使える機能「ネオツイ」を使おうという意見が災害対策本部で出され、試したところ、緊急時の即時対応が可能に。対策本部会議での資料共有などでも、同機能や「回覧・レポート」機能が大活躍したという。「ICT系に詳しい職員が発案したのではなく、“必要だから使おう”という自然な流れで本格活用が始まった点に意義があると思っています」。

様々な機能をフル活用し、スムーズな給付金支給へ。

システム導入から3年半が経過。市は現在、「スケジュール」による日程調整や、スケジュールと連動して会議室などの予約ができる「設備予約」「回覧・レポート」など、多彩な機能を有効活用しているという。これらに加えて、業務アプリ作成ツール「AppSuite(アップスイート)」も稼働中とのこと。このツールは、既存の台帳をアプリに変換したり、アプリのテンプレートを、業務内容に沿ってカスタマイズしたりできるのがポイントだ。

また、新型コロナウイルス感染症緊急経済対策として実施された令和2年の「特別定額給付金事業」においても、この機能が活躍。同事業用に発注した申請システムがベンダー(開発元)から納品されるまでの間に、同機能を利用し申請受付・支給データ作成アプリを作成。これによりシステム納品前に給付金の支給が可能となり、県内でも1~2番目の早さで支給を開始できたそう。

同市では、今後も多彩な機能を活用することで、主業務の効率化をさらに進めていくという。「活用を進めることで、職員の労務環境の改善や、より快適な市民サービスの提供につながればと思っています」。

大田市 政策企画部 情報企画課
中祖 優基(なかそ ゆうき)さん

大田市のグループウェア活用例

大田市観光振興課での使用例

観光施策推進では、対面会議を減らすため意見集約などにデスクネッツ ネオを活用。

世界遺産である石見銀山遺跡とその文化的景観をはじめ、豊かな自然が広がる国立公園、港町の温泉街など、多彩な観光スポットを擁する大田市。同市観光協会は、10種類の滞在型観光コンテンツを立案。伝統芸能「石見神楽」の夜神楽鑑賞をメインに、神楽面の絵付け体験や舞台裏見学などをセットにしたコース、石見銀山の麓でシルバーリングづくりにチャレンジした後、銀山最盛期からにぎわっていた町並み散策などをセットにしたコースなど、その魅力をじっくり味わえる観光コースを提案。コロナ禍によりダメージを受けている観光業を支援している。

また、同市観光振興課では動画共有サイトやSNSを活用した情報発信も積極的に推進。今後のコロナ収束を見据え、ドラマ仕立ての観光動画を制作したという。令和2年度に認定された日本遺産の要素も含め、市内外の人々の来訪意欲を喚起するとともに、同市ブランドイメージの向上を図り、コロナ禍でも前進してきた。

それら一連の業務においては、当然ながら会議や打ち合わせなどが必要になるが、同市観光振興課では感染対策として対面での会議を減らすためにデスクネッツ ネオをうまく活用。「回覧・レポート」「インフォメーション」「ネオツイ」などの機能を用いて、意見の集約と情報共有を図った。グループウェア活用で人的な接触が減らせたのはもちろん、以前と比較して業務効率化も実感できたという。

大田市 観光振興課
竹下 晶雄(たけした あきお)さん

大田市におけるグループウェアの機能活用例

“つぶやく”感覚で気軽に職員同士が意思疎通

必要な情報をスピーディーに確認し合いたい場面で活用。資料添付可能で、庁内限定利用なので安心感も高い。

アナログなやり取りを効率化して能率アップ

メールや内線電話が主だった庁内の情報交換に活用。特にプロジェクト内で、資料共有する際にフル活用中。

非効率な台帳管理などを簡単にシステム化

台帳など表計算ファイル類をアプリ化。用途に合わせて作成したWEBデータベースを一元管理できるようにした。

やりとり履歴が残るバーチャル会議室

会議の事前準備やプロジェクトチーム立ち上げ時などに活用。会議の効率化と時間短縮を目指している。

約450万人超の利用実績が物語る、使いやすさと導入効果

<desknet's NEOの強み>

1.直感的なインターフェース

自治体規模に関わらず、あらゆる事業所で使える27種の基本アプリケーションを備えているが、画面レイアウトがシンプルかつ統一的なので、ITツールに不慣れな方でもすぐに機能を理解し、使いこなせるようになる。

2.「ポータル」で情報集約

各機能のアイコンや職場内外の情報を1画面に集約し、自由に配置できる「ポータル」機能。これを立ち上げることで、スムーズに業務を開始できる。

3.“紙文化”をスムーズに電子化

申請書など紙ベースの書類を、記入様式を変えずにデジタル化できる「ワークフロー」と「AppSuite」との連携で、“ペーパーレス&脱ハンコ”を強力サポート。

4.ビジネスチャットとの連携でさらに業務効率アップ

グループウェアとビジネスチャット「ChatLuck(チャットラック)」との組み合わせで部・課をまたいだ情報共有が簡単・スピーディーに。

ペーパーレス会議を円滑に行うことができる「SmartViewer」

庁内会議や議会など、紙資料を利用することの多い会議体をペーパーレス化し、会議運営のコストを削減する「SmartViewer(スマートビューアー)」を標準搭載。各種ウェブ会議ツールと組み合わせ可能で、効率的なペーパーレス会議を実現。

desknet's NEOの導入で業務効率化を図った自治体の事例

滋賀県長浜市
導入により庁内コミュニケーションを改善

平成22年に導入したグループウェアから、desknet's NEOへ切り替え。「スケジュール」と「設備予約」の連携で職員のスケジュールと施設の効率運用を実現したほか、庁外との「ウェブメール」と庁内の「回覧・レポート」を併用。「誤送信防止機能」で人為的ミスなどの防止効果も高めた。また、「インフォメーション」機能を活用し、庁内の落とし物などの情報をすぐに共有。庁内全体にスピーディーな情報共有ができている。

兵庫県淡路市
庁内の“動き”を全職員がリアルタイムで共有

コスト削減や管理負担軽減、さらに機能性にも着目し、従前のシステムからdesknet's NEOに切り替え。メンテナンス工数の削減が実現できたほか、市三役(市長、副市長、教育長)や市のマスコットキャラクターのスケジュール管理、情報共有などにも活用中。また、「設備予約」の機能を活用し、車両やプロジェクタ、ノートパソコンなどの備品管理を行っている。今後は新規購入検討や余剰備品の見直しにも活用予定。

豊富な実績を持つグループウェアで自治体の業務効率化をサポートします。

自治体・政府機関を合わせ1,000件以上の導入実績。

当社は20年以上前からグループウェアの開発・提供を手がけており、その最新製品が「desknet's NEO」です。スケジュール管理はもちろん、申請業務の効率化やペーパーレス化を図る「ワークフロー」、「設備予約」、「ウェブメール」など、業種・業態を問わず業務効率化に役立つ機能を搭載しており、令和3年7月末時点で約450万人の累計導入実績があります。ICT機器の操作に不慣れな方でも使いこなしやすいシンプルなレイアウト、全職員が一斉にログインする時間帯でも応答性能が落ちないシステムの安定性に、利用者の皆さまからご好評いただいています。

使いやすさを重視したツールが日々の業務効率化を促進。

会議などの日程調整や何らかの業務連絡を、いまだに内線電話でやりとりしている自治体も少なくありません。ある自治体ご担当者から「1,000人の職員がdesknet's NEOの伝言機能を活用し、各職員が電話時間を毎日10秒間短縮するだけで、全庁で1日2.8時間、年間約700時間が削減できています」というお話をいただきました。全庁的な情報共有はもちろん、部課署やプロジェクト単位、1対1での情報共有を円滑化する機能も備わっています。グループウェアは、利用する全職員が必要な場面で使いこなさないと真価を発揮しません。その点、desknet's NEOは、シンプルで分かりやすい点も評価をいただいており、どなたにもすぐ使いこなしていただけると思います。

約3,390時間の時間短縮を実現した書類の電子化。

広範な課題に対応できる点も、desknet's NEOが選ばれている理由の1つといえます。例えば、業務アプリ作成ツール「AppSuite(アップスイート)」と申請書類などの電子化を図る「ワークフロー」の連携を強化することで、課題への対応の幅が広がりました。

ある団体の場合、複数の出張所の出退勤申請を紙ベースで作成し、それを職員が巡回して回収するというアナログな業務を行っていました。ですが、desknet's NEO導入で全書類作業をシステム化したところ、年間で約3,390時間もの時間短縮が実現しております。こうした実例が数多くありますので、気軽にお問い合わせください。

左:マーケティング統括部
市村 英二(いちむら えいじ)さん
右:ソリューション営業部
宮崎 良大(みやざき よしひろ)さん

事例集で活用方法をCheck!

7自治体のdesknet's NEO活用事例を紹介した資料をご用意しています。
こちらの資料は、写真とインタビュー記事で構成した分かりやすい内容となっています。
当社ホームページから無料ダウンロードできますので、お気軽にどうぞ。

https://www.desknets.com/go/doc/gov/

お問い合わせ

株式会社ネオジャパン

TEL:045-640-5910(横浜本社)
TEL2:06-4560-5900(大阪営業所)
TEL3:052-856-3310(名古屋営業所)
住所:〒220-8110 神奈川県横浜市西区みなとみらい2-2-1 横浜ランドマークタワー10F

資料ダウンロードはこちら

メールで問い合わせる

記事タイトル
自治体名
部署・役職名
お名前
電話番号
メールアドレス
ご相談内容

プライバシー・ポリシーを確認し、同意しました。

このページをシェアする
  1. TOP
  2. グループウェアの活用で業務効率化!災害時・コロナ禍での即時対応も可能に。