ジチタイワークス

岐阜県高山市

自治体専用WEB申請サービスを導入、フォームの内製化で業務効率とサービスも向上!

ひと口に“自治体DX”といっても、何から手を付けたらいいか分からない自治体も多いのではないだろうか。高山市はオンライン申請に着目し、職員によるフォーム内製化で、コロナ禍でも行政サービスを加速させている。その過程を、行政経営課の山田さんに語ってもらった。

※下記はジチタイワークスVol.16(2021年10月発行)から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]株式会社トラストバンク

システム担当も驚くほどの使いやすさと分かりやすさ。

岐阜県は、独自の「デジタルトランスフォーメーション推進計画」を策定し、行政手続きのオンライン申請を、県内で統一感をもって進めようとしている。この施策の一環で、令和2年にトラストバンクのWEB申請サービス「LoGo(ロゴ)フォーム」の紹介があり、それに同市が反応したのが始まりだ。

同市ではもとより、オンライン申請の導入を模索していたため、すでに予算要求を経て他社サービスを検討中だったが、「改めて比較しようと、トライアルを決めました」と山田さん。「県からの共同調達による割り勘効果はもちろんですが、当初はアカウント無制限、フォームもつくり放題というのが魅力的だと感じていました」。

同年11月からのトライアルの中で気づいた真の魅力は、その使い勝手の良さだった。「これは便利だ、とすぐに実感しました。初心者でも説明書不要で、次々にフォームをつくっていけるのです。しかもLGWAN接続系とインターネット接続系の両方で使える点も、大きなメリットだと感じました」。同市では正式導入を決め、令和3年4月から本格運用を始めた。

給付金を2週間で届けようと、明確な目標をもって行動開始。

トライアルは希望者が対象だったが、本格運用では課ごとにアカウントを配布。5月上旬に研修会を開催したところ、職員からは「使い勝手がいい」「こういうものを待っていた」といった反応が早々に返ってきた。また、LoGoフォームは新型コロナウイルス対策業務でも、すぐにその力を発揮した。同市は、市内事業者への補助金として独自の「事業継続応援給付金」を7月から開始。これは県独自の一時支援金制度から漏れてしまった事業者を応援するための補助金で、対象事業者は約2,900件を見込んでいた。スピードが求められる中、担当部署からLoGoフォームで何かできないかと相談があり、山田さんはたたき台を作成し、翌日には担当部署に渡した。「内容の確定に多少の時間が必要でしたが、フォーム自体に手をかけた期間は修正も含めてトータルで1週間程度。タイミングを逃さずに公開できました」。

結果的に、開始1カ月間で約3割がフォームからの申請となり、窓口の混雑による“密状態”も防ぐことができたという。不備が少ないことで処理も効率的だった。「通常は押印・署名が必要なので、やはりオンライン申請の導入はハードルが高いのです。職員も非常に悩みながら、納得できる方法を探しました。また、“申請から2週間後には給付金の振り込み完了”を目標にフローを設計し、達成できたことで、事業者の方にも喜んでいただけました」。

ほかにも職員によるフォームは次々に完成。子育て支援課が、保育士募集フォームを作成したり、庁内の提出物に活用したり、山田さんにもアドバイスを求める声が増えていった。ごみ分別に関する市民アンケートでは、従来は数百件だった回答数が約2,500件まで増加。「フォームの回答のしやすさもあると思いますが、様々なチャネルで訴求した担当者の熱意もあったと思います。自分で作成して結果も得られるので、職員も手応えを感じやすいのではないでしょうか。自発的に行動するきっかけにもなっています」と目を細める。

「事業継続応援給付金」申請でのLoGoフォーム活用例

セキュリティ意識も高めさらなるサービス向上へ。

担当者の予想を上まわる効果を生んだLoGoフォーム。一般職員だけではなく、市長や副市長、部長クラスでも“LoGoフォーム”というキーワードが頭に入っているため、話がすぐに通じて進めやすいという。この点からも、同市での浸透の度合いが分かる。同時に、利用普及だけでなく職員の意識向上も忘れてはならないと強調する。「気軽に使えるメリットを享受しつつも、セキュリティや個人情報に対する意識を高めなければと思っています。研修会などを定期的に開催し、徹底していきたいですね」。

また、今後の展開についても、様々な可能性を見出しているようだ。「予約や申し込み枠の上限設定などの機能もあるので、公共施設の運営にも使えるのでは、といったアイデアが湧いてきます。ほかの自治体が作成したフォームもテンプレートとして共有されているので、当市も公開していきたいです」。

コロナ禍にも関わらず、全庁的な業務改善と市民サービスの向上を生んでいる同市の取り組み。職員一人ひとりが、自治体DXを進めるきっかけをつかんだ好事例だといえるだろう。

高山市 総務部 行政経営課 行政経営係
主幹 山田 雅彦(やまだ まさひこ)さん

導入までの流れ

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