新型コロナウイルス感染症対策でその本領を発揮！

福祉・医療

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汎用型の業務改善プラットフォーム「kintone」

新型コロナウイルス感染症対策のように日々変化する状況下で、柔軟に対応し続けるのは難しい。そんな中、大阪府は独自の基準を打ち出し、業務改善ソフトを導入、短期間でのシステム内製で現場を劇的に改善。その取り組みの経緯を追った。

※下記はジチタイワークスVol.10（2020年6月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]サイボウズ株式会社

新型コロナウイルス感染症という未経験の災禍と現場の限界。

新型コロナウイルス感染症の患者が全国的に急増し始めた令和2年3月下旬、大阪府は症状によって処置を振り分ける「大阪方式」を基準に、感染拡大防止に尽力していた。しかし、保健所や感染者を受け入れる医療機関やホテルなどの現場のニーズに対応できるシステムがなく、保健所の職員が電話で医療機関や感染者へのヒアリングを行い、それを手書きの資料で共有、日ごとにエクセルへ入力するという情報管理を行っていた。やがて人手は不足、情報も錯綜し、職員からは「限界だ」と悲鳴が上がり始めた。

有効な手を打つべく、スマートシティ戦略部が動くことになった。同部は令和2年4月1日に発足したばかりだったが、図らずもこの感染症対策が初業務になり、部内で専任チームを立ち上げた。

チーム内で打開策を練る中、「kintone（以下、キントーン）が使えるのでは」という案が出た。キントーンは業務データの一元化を実現する「サイボウズ」の業務改善プラットフォームだ。これに着目した理由を、大阪府の山縣さんは次のように語る。「以前、他自治体での導入事例でキントーンを知り、いずれ導入したいと考えていました。今こそ、その機会だとサイボウズに声をかけ、全面的な協力を得られることになったんです」。

疲弊する現場を支えて府民の大切な命を守れ！

同府がサイボウズにアプローチしたのは4月6日。一刻を争う中でチームが目指したのは、キントーンをデータベースにして、感染者自身が健康観察データをスマホなどの個人端末から入力、感染者の移動や施設の空き状況などは職員や看護師が入力できるようにし、随時確認・更新が可能な仕組みづくりだった。

システムの構築は、林さんともう1名の職員が担当し、サイボウズがフォローを行った。林さん自身、キントーンでのシステム構築は初めてだったが「直感的に組み立てられるので、慣れるのに時間はかかりませんでした」と振り返る。初動からわずか2週間後の4月20日に運用を開始した。

導入により、現場での感染者へのヒアリングの負担が激減、感染者の情報もリアルタイムに共有が可能になった。入力フォームに項目を追加したり、操作に関する要望が入ったりすれば、チームがすぐにキントーンへ反映させるなど柔軟に対応していったという。

使えるテクノロジーは惜しみなく他自治体へ共有。

キントーンの活用で、対策の現場体制を確立した大阪府。チームはこれに留まることなく、中小企業等への支援金申請対応や医療従事者等へのアンケートなどにも引き続き活用している。林さんはこれらのシステム構築にも関わりつつ、「一度キントーンでシステムをつくると、テンプレート化して再利用・配布できるので、どんどん効率が上がります」と話す。この大阪方式で活かされたシステムは、他自治体にもすぐに提供できるよう公開されている。

大阪府において感染症対策という面で貢献しているキントーンだが、その特徴を活かせば、コロナ後の業務においても様々な利用法が考えられる。山縣さんは、事態の一日も早い収束を祈りつつ、「平時に戻ったら、行政事務のさらなる効率化や、府民サービスの向上にも役立ってくれそうです」と、未来への期待を込めて語ってくれた。

大阪府スマートシティ戦略部スマートシティ戦略総務課
参事山縣敦子さん
同課林嵩大さん