青梅市
企画部 情報システム課
堀川 洸（ほりかわ ひろし）さん

情報流出のリスクを抱える機器類は簡単に処分できず蓄積されていく。

安全に処分することは、多くの自治体にとって課題だろう。同市では平成22年に庁舎を建て替えて以来、大規模な処分に取り組めていなかったという。「頻繁に行う業務ではありませんが、それなりに費用がかかることが課題でした。庁舎の建て替え後、初めて大規模な処分に踏み切ったのが令和4年度です。情報システム課が管理するパソコンだけでも540台が処分対象で、周辺機器も含めると、全部で約350万円の費用がかかる見込みでした」と、堀川さん。

破砕機などを使って職員が処分している自治体もあるそうだが、同市は所有しておらず、また大量の機器を自分たちで処分するのは現実的ではなかったという。「さらに、データ消去も適切な方法で行わなければリスクを伴うため、事業者に対する売り払い契約の中で、適切に処理してもらえる方法を選びました」。データ消去も含めて公募した結果、「萬年」が手がける「ゼロステ」のサービスを活用することになった。

データ消去と処分を一任でき高い再資源化率で歳入になる。

同サービスは、パソコンや周辺機器の買い取り・データ消去を行う。総務省が定めるガイドラインに準拠してデータを消去し、端末の再資源化率も高いという。一般的なサービスでは、買い取った機器は、状態がよければリユース品になり、故障しているものは金属資源として取り扱われる。しかし、同サービスでは故障端末を分解し、まだ使えるパーツをリユース。回収した端末に最大限の有価価値を見出すことで、自治体から処分費用をもらわずに済む仕組みになっている。

「まずは庁内で処分する機器を把握・整理し、型番の照合などを実施。契約締結後は、全体の流れや段取り、作業工程、現場の環境について細かく事前説明を受け、協力して円滑に業務遂行できました。処分の完了後に納品された報告書は、どの端末をどう処分したかが分かるように写真やシリアルナンバーが付けてあり、課内で報告する際にもスムーズでした」。

従来の方法で処分した場合、事前の見積もりでは約350万円を支払う予定だったが、買い取りによって約50万円の歳入を生むことができた。「買い取りサービスの存在を知るまでは、費用がかかるのは仕方ないと思っていたので、プラスになって返ってくることは驚きです。準備にかかる業務負担を考慮しても、メリットは大きいですね」。

大規模な処分や更新時期に自治体の負担を最小限にする。

自治体で、今後さらにデジタル化が加速していくと考えると、情報機器の処分はこれまでよりも頻繁に発生する業務になるだろう。庁内で処分することも可能ではあるが、手間も費用も発生してしまう。ゼロステを活用することで、不要な機器をムダにせず、自治体の歳入になるという仕組みは多方面にメリットを生むのではないだろうか。

「全て職員の手で行うとなると、人件費だけでマイナスになりかねません。契約に向けた最初の準備は大変でしたが、仕様書の書き方などの手順を確立すれば、2回目以降は負担なくできます。これまでは当課だけで活用していましたが、今後は他部署でも大規模な処分が増えてくるかもしれません。そのときは合同で依頼することも考えています」。

令和7年度からは、児童・生徒が使っているGIGAスクール端末が順次更新時期を迎えることになる。それに伴い、各自治体では処分の方法について検討しているのではないだろうか。日常業務ではないものの、処分が必要なタイミングでは、限られた予算や人員を充てる必要がある。買い取りという形で不要な端末が歳入に変わるサービスは、自治体にとって心強い味方になるかもしれない。

活用実績

茨城県石岡市・埼玉県神川町など 28自治体

※令和7年6月時点 萬年調べ

第三者認証取得

厳重な社内管理体制・セキュリティ教育体制を整え、リスクマネジメントに取り組んでいる。

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2. 不要になったデジタル機器の処分を通して歳入を生む。