2020-02-04(火曜日)
神奈川県

緊急時だからこそ迅速な連携と徹底した情報共有で災害対策を!

災害や事件などの緊急時に役立つ情報共有ツールとして、自治体での導入が広がっているワークスモバイルジャパンの「LINE WORKS(ラインワークス)」。日々の連絡やスケジュール管理など様々な機能を備えており、業務上のコミュニケーションをスマートに効率化してくれるのもポイントだ。まずは、その多彩な機能を確認してみよう。

※下記はジチタイワークス防災・危機管理号Vol.3(2020年2月発刊)から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]ワークスモバイルジャパン株式会社

LINE WORKS 4つのメリット

1、仕事で必要な機能がそろっている

チャット機能はもちろん、カレンダーでのスケジュール管理や掲示板、ファイル共有など、仕事上で使いやすいよう設計。会議の予定や資料など、素早く確認ができる。

2、LINEを使っている人はなじみやすい

今や日本人の2人に1人が使用しているLINEの見た目や使いやすさを踏襲。LINEを使っていれば、説明書を読まなくても使用できる。

3、すぐに連絡できる・誰が読んだかわかる

スマートフォンアプリがあるため、パソコンを使えない外出先でもすぐに連絡が可能。また、既読機能は「誰が」読んだかまでわかるので、返信待ちで仕事が止まってしまうことも防げる。

4、トーク内容が保存できる

管理者はトークログをダウンロードできる機能も搭載。やりとりを記録文書として残せるのでクロノロジー(時系列活動記録)の役割にもなる。
※プラン内容によって保存期間が異なる

例えばこんなシーンで

 

 

 

▶災害など緊急時

緊急時は電話やメールなどでは連絡がとりにくい。LINE WORKSだとグループチャットで一斉に情報共有・指示ができる。

▶WEB面接

ビデオ通話機能をWEB面接に利用し、自治体の採用活動において遠隔地からの受験を可能に。

 

 

 

 

▶住民のLINEと連携 

LINE WORKSはLINEと連携可能。外部とFAXや電話で連絡し合っていたものをLINEで安全にやり取りできるようになる。ある自治体の児童相談員は子どもと直接会えない期間の連絡手段として使用。記録が残るので職員間での共有もスムーズだ。

 


実際の災害・緊急時や訓練の際に、連絡手段として活用したことがある自治体に詳しい話を聞いた

迅速な情報共有により災害時の初動対応力が強化(神奈川県)

台風19号発生時に試行 県と消防本部の連携を円滑化

神奈川県は、市町村単独で対応できない大規模な災害発生時に県および県内の消防本部が連携して迅速に消防活動を展開する「かながわ消防」の仕組みを、平成28(2016)年度に構築しました。

被災地への応援出動はスピードが命ですが、今まで県内24の消防本部との連絡方法は電話とFAXで、被害状況や各消防本部の出動可能な隊数のとりまとめにかなりの時間と労力が必要でした。導入前は新たなシステムを開発する予定でしたが、数億円という膨大な予算と時間的な負担がネックでした。しかし、タブレットと「LINE WORKS」を導入する方針に転換したことで大幅なコスト削減と早期の運用開始につながりました。

販売代理店トランスコスモス社の協力も得て運用ルールを作成し、台風19号が発生した令和元(2019)年の10月から、試験的に活用しています。特に、LINE WORKSのアンケート機能を活用することで情報を整理する手間が大幅に省略化できるなど、迅速で確実な情報共有が可能に。その結果、県と消防本部との円滑な連携が図れました。


アンケート機能で出動可能な隊を調査。収集したデータはCSVで書き出し可能。

こうした新たなシステムの運用には、実際に使用してもらう消防本部の理解や協力、またシステム部門との連携が欠かせません。各所と協力しながら課題の洗い出しを進め、早ければ今年度中に本格的な運用を開始し、災害による被害を少しでも軽減したいと考えています。


神奈川県 くらし安全防災局 防災部 消防課 
消防課長 中村 純也さん(写真左) 推進グループ 主査 村山 祐史さん(右)

 

速やかな対応はタイムリーな情報伝達による連携がカギ(大阪府)

緊急時の連絡体制が強化されスマートな指示伝達が実現

大阪府では、令和元(2019)年6月から緊急時の知事と幹部職員間での情報共有ツールとして「LINE WORKS」を導入しました。導入の目的は、災害等の緊急時に全庁でいち早く情報を共有し、指示・連絡を行うなど、迅速で適切な初期対応を確保することでした。

効果を実感したのは、吹田市で起きた警察官に対する強盗殺人未遂事件でした。導入当時、まずは訓練でLINE WORKSを利用する予定で準備を進めていましたが、訓練の直前に事件が発生。その際の指示・連絡に実用しました。事件発生は休日でしたが、知事からのLINE WORKSによる発信で、各部局長等の幹部職員をはじめ関係職員約50名に指示及び緊急招集を一斉に伝達。発信から1時間後には、関係者が会議室に集合することができたのです。訓練で使用する前だったにも関わらず、全員が問題なく利用できたのは、親しみやすい操作性であったからと感じています。

また、自然災害においては、台風の接近が見込まれる際など、気象庁から出されるタイムリーな情報を危機管理室から関係者全員に適時周知しました。職員の警戒意識を高めることができ、態勢整備の判断に役立ったと実感しています。

緊急時は、初動対応がカギです。伝達を迅速にし、関係者間の連携を強化することができるLINE WORKSは、非常に有効だと感じています。


大阪府 危機管理室 防災企画課 橋口 勝己さん

 

災害時の円滑な情報伝達で一体感、連帯感を生み出す(大阪府大阪市)

※下記内容は平成31(2019)年4月発行 ジチタイワークスvol.5に掲載した記事を一部加筆し再掲載したものです。

 

大阪市役所では災害時の情報共有・発信のために「LINE WORKS」を使用している。導入のきっかけは平成30(2018)年6月に発生した、大阪府北部を震源とする地震だった。

大阪市を含め大阪府の5市区で最大震度6弱を観測。発生直後は市の職員同士の電話がつながりにくく、災害対応の指示がうまく伝達されなかった。大阪市役所には、3万人以上の職員が在籍している。だからこそ吉村 洋文市長(当時)は、「もっと組織内での情報伝達を密にしたい、何か良い連絡手段はないのか」と以前から懸念していた。

この地震によって、課題がさらに浮き彫りになり、まずは災害時における市長と各本部長との連絡手段として、コミュニケーションツールを導入することになったのだという。

誰でも簡単に使用できるコミュニケーションツール

導入の際に連絡サービスを3つほど試し、ワークスモバイルジャパンの「LINE WORKS」に決めました。決定打はLINEを使ったことのある人であれば、誰でもすぐに活用できる点です。今や日本人の2人に1人はLINEを使っていると言われています。災害時に使用するのに、特殊なものではもたついて、時間をロスする可能性があります。LINEと同じ仕様のツールなら、普段から馴染んでいるので使いやすいと考えました。

実際にツールを使った防災訓練を開催

平成31(2019)年1月17日に、「大阪市震災総合訓練」を開催し、LINE WORKSを活用しました。訓練では大阪市長が東京へ出張中に震度6弱の地震、大津波警報が発生したと想定。市長がLINE WORKSを使い各本部長に指示し、迅速な情報共有で対応体制を確認するものでした。


防災訓練時の実際のやり取り。市長から本部長への指示がなされた。

まず、市長が災害モードを宣言。各本部長の安否を確認し、その後市民の状況、建物崩壊など、現状報告をするよう本部全体に指示がありました。市のHPやTwitter、LINE@から市民にお知らせできるので、避難を指示。また、緊急連絡はLINE WORKSの通話機能で直接市長や職員に報告できるなど、訓練はスムーズに進み、緊急時にLINE WORKSが有効であることを確認できました。


市長不在という状況のなか、緊急会議を開催。

市長も、SNSで「大規模な市役所内で手に取るよう情報共有ができた」とコメントしています。災害時でも一体感、連帯感を生み出せる良いツールとして、活用への期待が高まりました。


大阪市 危機管理室 危機管理課長 間嶋 淳さん(写真左)ICT戦略室 活用推進担当課長 中道 忠和さん(右)

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