電子契約が進まない背景には“業務の見直し”というハードルがあった。

行政サービスのデジタル化は、地域住民の利便性向上に直結するものであり、どの自治体も力を注いでいる。その陰で、電子契約についてはシステムの導入が思うように進んでいないという。

全国の自治体へ電子契約システム「WAN-Sign（以下、ワンサイン）」を提供する「NXワンビシアーカイブズ」の鈴木さんは、「従来は、地域の事業者が契約書を作成し、自治体へ押印依頼を行うことが多いです。しかし自治体が電子契約システムを導入すると、その流れが逆転するので、自治体側の管理が煩雑になるという課題があるのです」と、普及しにくい背景を指摘する。電子契約の流れは、システムを導入している側が電子契約書を発行し、電子署名の依頼を送付。その後、受け取り側がクラウド上で署名をするというものだ。費用は導入側に使用料が発生し、受け取る側の負担はないという。

そこで同社は、事業者に電子契約システムを導入してもらい、自治体はコストが発生しない“クラウド協定”を推奨している。この協定は、まず自治体が複数のシステムベンダーと協定を結び、事業者はその中から任意のベンダーを選択して導入。自治体の契約だけでなく、事業者間での電子契約促進も期待できる仕組みだ。令和6年4月時点で、宮崎県宮崎市（みやざきし）と、福岡県北九州市（きたきゅうしゅうし）で取り組まれているという。

新たな課題の解決を目指して利便性の高い仕組みを提案。

自治体がコストを負担せずに電子契約を導入できると好評を得ていたクラウド協定だが、新たな課題も浮き彫りになってきたという。それは、“電子契約した契約書データの保管・管理システムを自治体がもっていない”“有償の電子契約システムを使えない・使いたくないという小規模の地域事業者が一定数いる”ということだった。自治体側から相談を受け、同社はこの課題に対応した運用法を提案。それが“ハイブリッド運用”だ。

「ハイブリッド運用とは、クラウド協定に加え、自治体でもワンサインを導入し併用する運用法です。自治体は、契約書データの保管・管理システムとして利用することができ、システムを有償利用できない・しない事業者には、自治体から電子署名の依頼をする。そうすることで、より多くの契約を電子化できるスキームが実現します」と鈴木さん。ハイブリッド運用で自治体がワンサインを導入する場合、初期費用なしで、データ管理はPDF登録5,000件まで月額1万円、電子契約書の発行は月10件まで無料という、低コストでの導入プランが用意されている。

自治体と事業者をサポートし地域貢献の新機軸も見据える。

同社は、電子契約を導入する際のバックアップ体制も整えているという。ベンダーの選定から協定依頼、事業者向けの説明会まで、自治体はもちろん、事業者への細かいサポートも実施する。「電子契約を導入したものの、運用がうまくいかなければ意味がありません。地域を巻き込んだ持続可能なスキームを提案することで、地域DXの推進に寄与できればと考えています」と池田さん。

その一環として令和4年12月からは、同社の重要拠点として関わりのあった滋賀県と、寄附型の協定を開始した。「県内の事業者がワンサインを導入・使用することで発生する費用の一部を、琵琶湖保全のために同県へ寄附をする取り組みです。地域DXを推進することで、社会貢献にもつながる“地域還元モデル”として開発しました」。今後は、ほかの地域にも展開していきたい考えだ。

まずは遅れている自治体の契約電子化を促進し、その上で地域還元モデルの導入によって、地域が抱える過疎化や環境問題などの課題解決を目指す。同社が見つめるのは、地域DXのその先にある未来なのだろう。

左から
NXワンビシアーカイブズ
データ・ソリューション本部
営業開発部 WAN-Sign事業推進室 鈴木 秀国（すずき ひでくに）さん
営業開発室 池田 竜隆（いけだ たつたか）さん
 

地域還元モデル

滋賀県内の事業者が、ワンサインを利用した費用の一部を、同社から県へ寄附する。

導入事例

クラウド協定を実施した宮崎市の事例記事はこちら

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