請求書に関する業務は、一連の作業を通して手間のかかる部分が多いため、官民問わず効率化が望まれている。対策としては電子化が有効だが、個人レベルでは浸透しているのに対し、法人レベルでは遅々として進まない。その原因を園田さんは次のように見る。
「法人に対する請求業務では、互いのルールが異なるために規格統一が難しいという問題があります。表面的に電子化したものの、結局は経理担当者がシステムに手入力しているという例も少なくありません」。
そうした課題を解決するためにインフォマートが提供しているのが、「BtoBプラットフォーム」の電子請求書サービスだ。約37万（2019年11月時点）の事業者が利用し、コストや人的負担を大きく削減している。しかし、自治体の場合は独特の事情があると園田さんは語る。
「電子請求書は送る側も受け取る側もメリットがあります」と話す園田さん。
独特の事情というのは、サーバの管理方式の問題だ。自治体では取り扱うデータを内部サーバで管理し、データを極力外部に出さない方法が主流になっている。そのため、請求書を電子化する場合に外部サーバの使用が発生すると問題視されがちだ。
しかし最近、その風向きも変わりつつあるという。「請求書の電子化を推進する自治体が一部出てきており、当社への問い合わせも増えています」。では、請求書の電子化で具体的に何が変わるのか。
従来は、受け取った紙の請求書を担当者が確認して仕訳し、会計ソフトに入力した上で決済に進む、という流れだったものが、BtoBプラットフォームを導入すると、届いたデータを会計ソフトにそのまま流し込むことが可能になり、入力や整理の時間が短縮される。ある事例では、請求処理業務の時間を1件平均45分から6分にまで短縮した。実に90％削減という結果だ。
また、経理責任者のもとではデータが可視化されているため、処理前の請求書が放置されるミスもなくなる。保管場所も不要だ。
請求書を電子化した場合のコスト削減試算。受け取り側、送り手側双方が電子化することで、経理業務が効率化され、大幅なコストダウンが実現できる。
請求書の発行者が電子化を受け入れるかどうかも気になる部分だが、インフォマートの実績では導入初月で発行側の電子化率が約70％、最終的には80％以上に到達する。
このような電子請求書サービスで圧倒的なシェアを誇る同社だが、利益がゴールではないと園田さんは語る。「我々が目指すのは、電気やガス、水道と同じように、BtoBプラットフォームをインフラの一つとして捉えていただくことです。このシステムによって多方面で生産性が向上すれば、働き方改革も実現できます」。
機械にできることは機械に任せ、経理担当者がコンサル業務を行なえるようになれば、より業務全体を見渡せるはずだ。民間で実績を上げてきた請求書の電子化システムを、今こそ自治体も検討すべき時期なのかもしれない。
民間で圧倒的なシェアを誇り、各社の時短効率化を実現してきたインフォマートが、10自治体を対象に無料実証実験を実施する自治体を募集している。総務課など特定の部署のみでも実施可能で、請求書電子化の効果を試す絶好の機会だ。
受取請求書の電子化によって、仕訳・入力作業が省略でき、請求書の紙保管も必要なくなる。到着した請求書がどの部署で確認中か常に把握でき停滞も防止。月次決算の早期化が実現される。
申し込みから2カ月程度で稼動が可能。稼動開始へのフローも、導入決定→取引先説明会の実施→ID取得→請求書の発行日にログインして処理するだけ、と至ってシンプルだ。
ANA、野村證券、クレディセゾン、コカ・コーラ ボトラーズジャパンといった企業をはじめ、約37万の事業者が利用。稼動開始までは専任の稼動担当が全面フォローし、導入後も操作講習などのバックアップ体制が万全だ。
我が国における昨今の電子化政策については、そのスピードが目覚ましく変化している。今年6月に閣議決定された「経済財政運営と改革の基本方針2019」でも、電子化におけるデータの流通について、信頼に基づく方法で行われるべきであり、トラストサービス（データの存在証明・非改ざん性の確認を可能とするタイムスタンプや企業・組織等を対象とする認証の仕組みなど）の速やかな制度化を目指すことが宣言されている。
企業等が行う電子取引に係るデータの保存義務規定についても、今年度の税制改正大綱においてクラウドサービスを利用する場合の請求書等のデータの保存規定が検討されており、税務当局も電子取引を促進する方向性を見せている。
地方自治体が行う予算実行で授受される請求書等についても、これまで書面が中心であったが、行政運用における事務効率化の観点からも、安全な方法で電子取引が推進されるべきであろう。その場合にはデータの本人性の確保、存在証明等の電磁的措置を行ったうえで、確実に保存できる信頼性の高いクラウド事業者を選定することが必須となろう。
SKJ総合税理士事務所所長
袖山 喜久造さん
透明性の高い請求書のやりとりが可能なのでコンプライアンスの強化にもつながります。 また、電子請求書システムは広く普及しているものを利用する方がメリットが高く、事業者に対してフレンドリーな自治体というイメージづけも可能です。まずはお問い合わせください。
サービス提供元株式会社インフォマート
