介護事業者とのWin-Winな関係構築を目指す。

厚生労働省は全国の自治体に対し、地域包括ケアシステムの構築推進を求めている。ただ、地域内の医療・介護事業者や要介護者の家族などが緊密に連携しなければ、同省が目指すビジョンを実現させることは困難だろう。

「介護支援専門員協会との意見交換会を年に1、2回実施する中で、訪問調査票や主治医意見書などの申請手続きを、もっと効率的にできないかと要望を受けていました」と馬見塚さん。さらに、介護認定審査会の結果確認のために、ケアマネジャーが来庁したり、進捗確認のために何度も電話したりしなければならない従来の体制も、改善すべき課題だと感じていたという。「窓口や電話での対応が減ると、自治体側の業務効率化にもつながります。そのため、介護事業者とWin-Winの関係を築ける改善策を探していました」。そんな中、ジチタイワークスの記事を通じて、福岡市が導入した情報共有システムのことを知り、現地視察に出かけたという。

活用中の他自治体での高い評価もポイントに。

福岡市が導入していたのは、要介護者の情報をケアマネジャーや介護士、医師、看護師など、介護に携わる関係者、その家族の間で共有できるオンプレミス型のシステム。システムにログインすることで、時間や場所を問わず情報を投稿・閲覧でき、審査会の結果も来庁せずに確認できる。また、関係者間での情報共有がスムーズになり、連携強化や業務効率化が図れるという。

視察では、担当課へのヒアリング以外にも、実際に活用している介護事業者から、現場の声を詳しく聞いた。「審査結果の確認が圧倒的に速くなったそうで、『これがないと仕事にならない』といった声が印象的でした。当市も導入すれば、業務改善や介護サービスの質の向上につながるのではと考えました」。

その後、複数の類似システムを比較検討。最終的に、同社が提供するクラウド型の情報共有システムを、自治体と介護事業者間の連携に特化した、同市独自の「シェアポート」として採用することが決まった。導入に際して、要介護者の個人情報を取り扱う心配もあったが、情報はLGWAN経由でやりとりをすること、不正アクセスのリスクが低い多要素認証式であることなどを説明し、庁内の合意形成が得られたという。

サービスの質向上に加え人材不足解消の一助にも。

まずは、運用においての課題を洗い出すため、規模の異なる9事業所を選定した後、令和4年12月から先行稼働を開始。「どの事業所もスムーズに活用ができているようです。ICT活用が苦手なのではないかと想定していた事業所からも使い方に関する問い合わせはありませんでした」。その結果を受け、令和5年3月からの本運用へ向けた事業者説明会を実施したところ、対象となる全ての事業所が参加し、活用したいという反応もあったそうだ。

先行稼働した事業所では、審査会の翌日には結果を手元の端末で確認できるように。さらに、サービス担当者会議の日程調整が迅速に行えるので、便利だという声も聞かれたという。「ケアマネジャーがケアプランの作成など介護のコア業務に専念できるようになり、介護サービスの質向上につながればと思います」と、本格稼働後の期待感を語る馬見塚さん。今後は、同社からの利用状況レポートを確認しながら、ブラッシュアップを進める計画だという。「業界全体でこういった効率化が進めば、介護人材不足問題を解消する一助にもなるのではないでしょうか」。

「BEPPU×デジタルファースト」を宣言し、職員の事務負担軽減を推進中の同市。今回のシステム活用の有用性を横展開していくことも検討中だという。

別府市 いきいき健幸部 介護保険課
馬見塚 英吾（まみづか えいご）さん

自治体に選ばれる理由

“ゆとり”が生まれるからケアの質が向上する

●介護に携わる関係者それぞれの業務効率化につながる

介護事業者との相互連携が円滑化。それにより問い合わせ対応、業務の効率化、地域包括ケアシステムの推進と住民サービス向上が実現する。

自治体窓口で確認していた認定審査会の進捗状況などが端末機器で参照可能に。ケアプランや報告書の作成などに注力できる。

セキュアなシステム設計

●情報を守る多段階認証
●LGWANを介した共有

個人の介護情報などが漏れないよう、安全なLGWAN環境内で情報を共有。アクセス時にはIDとパスワード、さらにマトリクス認証で、“なりすまし”をシャットアウト。

導入しやすい料金設定

●自治体の規模別料金体系
●スモールスタートも可能

自治体の規模別に料金が設定されており、導入を検討しやすい。スモールスタート用の料金が設定されているので、システムの運営に慣れてから本格運用する導入計画も可能。

稼働までの流れ

1.介護保険システムとの連携仕様・頻度の調整
2.個人情報保護審議会の実施
3.事業者へシステム説明会
4.システムの稼働開始

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