ジチタイワークス

岐阜県関市

【扇本 一輝さん】AI・RPAなら少ない変更負担で効果が見込めます!

※下記はジチタイCLASS(2022年5月発行)から抜粋しており、記事は取材時のものです。
※誌面掲載のアンケートは、ジチタイワークス会員を対象に令和4年1月14日~2月7日に実施したものです

おおぎもと かずき● これまで様々な自治体に対しAI-OCRやRPAをはじめとしたDXツールの導入を支援し、業務効率化に貢献。営業だけでなく構築・運用保守のプロジェクトリーダーを経験し、現在は、行政向けDXソリューションの企画・開発を担当。

自治体職員の声
Q.人材やコストなどの面からDXに「壁」を感じています。

先生の答え
A.AI・RPAなら少ない変更負担で効果が見込めます!

そもそも「自治体DX」のあるべき姿とは?

まず、基本ステップから整理してみましょう。総務省の「自治体DX推進計画」では、目指すべきデジタル社会のビジョンとして次のように示されています。「デジタルの活用により、一人ひとりのニーズに合ったサービスを選ぶことができ、多様な幸せが実現できる社会」。

このビジョンからも分かる通り、自治体DXは「住民ファースト」であるべきです。具体的には2つの観点があります。1つ目は、デジタル技術やデータを駆使し、住民により良い行政サービスを提供するもの。いわば住民直結のDXで、例えば、電子申請の導入により在宅での手続きが可能になることで、来庁の手間が省けるといったものが挙げられます。そして2つ目が、デジタル技術やAIなどを使って業務効率化を図り、そこで生まれた時間やマンパワーを行政サービスのさらなる向上につなげるというものです。

ここで注意したいのは、漠然と何でも解決できそうなデジタルツールやAIをイメージしないこと。そのような万能ツールは存在しないので、業務で何をどうDXするかというのは、1つずつ切り分けた上で考えなくてはなりません。

「最初の一歩」が踏み出せない場合にはどうすればいいですか?

DXは範囲が広いので、どこへ向かって踏み出すべきか迷うこともあるかと思います。ここでも、自治体DX推進計画に立ち返ってみると整理しやすいでしょう。

同計画は、大きく6つの重点取り組み事項が挙げられています(図1参照)。その中には「自治体の情報システムの標準化・共通化」や「自治体の行政手続のオンライン化」などがありますが、自治体は、項目ごとに抱える課題を洗い出し、何から着手するのか、優先順位はどうするのかといったことを検討していく必要があります。そこで私たちがオススメしているのは、6項目の中でも比較的取り組みやすい「自治体のAI・RPAの利用推進」からのスタートです。この領域は、全国での導入実績も多く、かつ国の支援も本格化しています。

さらに、現業務の体制や運用を大きく変えることなく導入可能な上、短期間で定量的な導入効果が出やすいというメリットも。迷った場合、まずはここから着手してみるといいでしょう。

AI・RPA導入はどの程度進んでいる?

総務省の資料によると、令和2年度の時点で、都道府県と政令指定都市におけるAIの導入は80%以上、RPAは70%程度まで広がっています。一方、そのほかの市区町村ではAIが約21%、RPAでは約19%という結果ですが、実証中・導入予定・導入検討中を含めると約60%の自治体がAI・RPA導入に向けて取り組んでいます。中小規模の市区町村でも、ますます本格的な動きが活発化していく見込みです。

もちろん中小規模の自治体には「予算」という課題もありますが、最近は都道府県の旗振りや周辺自治体間の連携による「共同利用」という方法で突破口を見出す地域も出てきています。

ちなみに、AI・RPAを導入した業務は実に多彩です。「NTTビジネスソリューションズ」で導入をサポートした例では、保育所入所判定や児童手当の申請受付、ふるさと納税関連、行政アンケートのデータ収集、給食費口座振替のデータ登録、軽自動車税のデータ登録などがあります。新型コロナの特別定額給付金の申請対応なども増加中です。

導入による「具体的な成果」とは?

前項でAI・RPAの導入事例を紹介しましたが、共通しているのは、業務内容が「定型化・ルール化」されていて「人の判断が発生しない業務を自動化した」という点です。そこで効率化した分だけ、職員は他業務や新しい取り組みに注力できるようになります。

分かりやすい例として、特別定額給付金の申請受付業務の事例を紹介します。ある自治体では、当社が提供するAI-OCRツール「NaNaTsu AI-OCR withDX Suite」とRPAツール「WinActor」を活用し、住民から受け付けた紙申請書類の情報を読み取りCSVファイル化、さらに、その給付先口座情報をシステム入力する作業を自動化しました。その結果、職員の登録作業時間を約90%削減しています。

これはあくまでも一例で、AIやRPAの導入効果は、業務ごとに変わります。いずれにしても一定の効果が出ることがポイント。それを確かめるためにも、まずは身近で着手しやすい部分から始めてみることがオススメです。

導入にあたり自治体で直面しがちな問題と、その解決法は何ですか?

当社の製品を通して解消できる点としては、以下の3つがあります。

まず、コストの問題。導入効果とコストを比較して葛藤する自治体は多いのではないでしょうか。当社ではRPA導入に際し、費用対効果を感じていただきやすい「フローティングライセンス」(※詳細は後述)を推奨しています。私たちの提供する「スマート自治体プラットフォーム NaNaTsu®」(以下、スマート自治体PF)では、LGWAN-ASPに認証サーバーを構築しているため、初期工事などの導入コストも不要で、安価かつ簡単にフローティングライセンスが導入できます。

次に、スキルの問題。着手しやすいといっても、RPAの導入や運用には、相応の知識・ノウハウが必要です。スマート自治体PFでは「自治体コミュニティサイト」を提供し、標準化されたRPAシナリオを参考にできるコンテンツを用意。自治体ごとの環境に合わせたシナリオのチューニングについては、当社によるサポートも整えています。最後に、管理統制の問題。RPAの運用が庁内で拡大していくと、管理者不在のいわゆる「野良ロボット」が生まれる可能性があります。スマート自治体PFでは「管理統制機能」を設け、シナリオの実行管理も可能なので、将来的なリスクも回避できるというわけです。

「スマート自治体PF」はどんなサービス?

これは、自治体向けAI-OCRツールとRPAツールを組み合わせたサービスです。従来は自治体ごとに必要だった環境構築を不要としており、特定の端末や人に制限されずにAI -OCRやRPAをご利用いただけます。令和4年3月末日時点で、70自治体に導入済みです。

使われているAI-OCRは、272の自治体が導入済みの「NaNaTsu AI-OCR with DX Suite」。高い読み取り精度と簡単な操作性が特徴で、LGWAN完結型のため高セキュリティです。また、RPAは民間でも6,500社以上の導入実績をもつ「WinActor」。スマート自治体PFでは、このWinActorのフローティング方式を採用しています。一般的なノードロック方式だと、端末1台につき1ライセンスを付与する形式のため、端末を増やせばその分コストも増えてしまいます。これに対しフローティング方式の場合、発行したライセンスは端末にひもづかないため、使用時間が重複しなければ1ライセンスを複数の端末で共有でき、同一部門内でのシェアや部門をまたいだ利用も可能です。

また、他自治体との共同利用も検討できることから、業務効率化の拡大性やコスト削減を考えると、自治体にとって非常に有用な形態だといえます(図2参照)。

また、スマート自治体P F はL G W A NASPサービスですが、例えば岐阜県関市のように、特定通信を活用することで、LGWAN系だけでなくマイナンバー系の端末でも共同利用でき、導入拡大の幅がさらに広がります(下記コラム参照)。

さらに、前述の「自治体コミュニティサイト」では、自治体業務に特化したRPAシナリオやAI-OCR帳票設定のコンテンツを随時アップデートしています(図3参照)。特別定額給付金やふるさと納税などに関するシナリオもサイトから無制限でダウンロードでき、今後自治体システムの標準化が進むに従って、ますます重要性が高まってくる部分だと考えています。

ベンダー側のサポートが手厚ければ、職員側に知識がなくても問題ないですか?

当社では、立ち上げから運用まで、ワークショップやオンサイト対応を含め自治体が自走できるようにサポートします。こうした中で私たちが大切にしているのが、「全てをベンダー側で対応してしまわない」ということ。特にRPA運用では、シナリオの作成代行を希望される場合もありますが、そこを完全にこちら側でつくり上げてしまうと、職員にとってその中身はブラックボックス化し、そこから先の運用も全てベンダー頼みになってしまうからです。そもそもRPAは「ユーザーファースト」で、職員が自らカスタマイズしつつ進められるのが強み。その導入メリットを増やすためにも重要なポイントです。

また、自治体には異動という課題もあります。有スキル者がいなくなってRPAの取り組みが止まってしまう……ということにならないためにも、庁内全体で体制を整えることが必要でしょう。例えば、情報政策部署が原課をまたいだサポートを行う中で、RPAの扱いに長けた人材があらわれれば、次第に職員同士でフォローし合う環境がつくられていきます。

もちろん、十分な引き継ぎができずRPAやAIOCRに関する知見の継承が難しい場合は、私たちがフォローに入ることも可能です。

DXを学びたい公務員へメッセージをお願いします!

私たちも、日々の業務の中で自治体現場の苦労や、厳しい現実などを目の当たりにしています。そのため、きれいごとは言えませんが、自治体DX成功の秘訣は、1つずつコツコツと進めていくことに尽きると思います。 前述の、総務省が示した重点事項についても、「自治体のAI・RPAの利用推進」はあくまでも6項目の中の1つで、ほかにも「自治体の行政手続のオンライン化」など、様々な取り組みを進めていかねばなりません。これらについても全てを解決できる万能ツールは存在しないので、ベンダーとも連携しながら地道に1つずつ積み上げていくしかありません。そうして、個々の取り組みが成功したときには、今までとは違う未来が拓けているはずです。

こうした自治体の努力に対し、私たちも「どうサポートしていけばいいのか」ということを常に考え続けています。地域の未来に向けて、一緒に頑張っていきましょう。

RPA活用に独自の工夫を加えマイナンバー系も効率化!

岐阜県関市(せきし) 財務部 行政情報課
デジタル推進室
亀山 将紀(かめやま まさき)さん

写真 上段 左:恩田 賢治さん 右:亀山 将紀さん
   下段 左:早川 拓真さん 右:加藤 泰貴さん

当市では以前、Excelマクロを一部の業務に導入していましたが、紙媒体からの転記入力作業はマンパワーに頼らざるを得ず、効率化に限界を感じていました。そこで、AI-OCRとRPAのシナジー効果に期待し、「NaNaTsu AI-OCR with DX Suite」と「WinActor」を導入。市内の全小・中学生の給食費清算額入力、市民税申告書類データの貼り付けなど、業務システムへのデータ流し込みを中心に活用しました。

当初、WinActorは端末固定のノードロック方式で導入していたため、専用の端末を用意して複数の業務で使いまわすという運用をしていました。しかし、その方法では原課が手軽にRPAに触れることができません。より裾野を広くし、職員の発想をすぐに実現しやすくするため「フローティング方式」を導入しました。ライセンス認証については、スマート自治体PFによるクラウド利用で、個別の認証サーバー構築とその保守が不要となり、導入コストを低減。さらに、特定通信によりセキュリティを確保しながらライセンス認証を行うことで、RPA利用の大部分を占めるマイナンバー系でも使えるようになっています。

こうした工夫により、AI-OCRの活用は想定を超える業務へ広がっています。RPAについても、手の届きやすい位置にツールを用意することで、現場の柔軟な発想を迅速に反映できるようになる
と期待しています。そこで作成したシナリオを、他市と共有できれば、加速度的に適用業務を広げていけるので、近隣自治体とも連携を強めていけたらと考えています。こうした取り組みをスマート自治体PFの管理・統制機能で可視化し、より多くの業務に活用できるようになるのが理想です。現場から「ライセンスが足りない」と言われるような状態を目指しています。

DX推進のミッション実現に向けて、まずは無償トライアルをご利用ください。

ここで紹介したソリューションは、担当課・自治体単位でトライアル可能(2カ月間※)。「スマート自治体プラットフォームNaNaTsu®」を様々な業務で活用し、その効果を確認してみませんか。詳しくは気軽にお問い合わせください。 ※WinActorライセンスは1カ月間

お問い合わせ

サービス提供元企業:NTTビジネスソリューションズ株式会社

バリューデザイン部 コアソリューション部門 
マネージドIT担当 フィールドサービスG

E-mail:nanatsu-ft-gm@west.ntt.co.jp
住所:〒534-0024 大阪府大阪市都島区東野田町4-15-82 NTTWEST i-CAMPUS B棟8F

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