パートナー企業との連携で、連鎖的に成功事例を生む。

北九州市 デジタル市役所推進室
係長 髙塚 靖彦（たかつか やすひこ）さん

業務改善の波を止めないためにヘルプデスクとともに伴走支援。

同市は令和3年4月にデジタル市役所推進室（以下、デジ室）を設置。全庁的にDXを進め、大きな成果を上げているという。例えば、新型コロナ対応当初は保健所の体制を約100人に増強し、さらに各部署から最大100人の応援職員を配置していたが、キントーンの活用などにより応援職員を十数人にまで削減できたそうだ。

こうした成果を支えるのは、パートナー企業による“ヘルプデスク”のメンバーだ。原課とデジ室と連携しながら、キントーンアプリの内製などを支援している。これらの取り組みで一役買っているのが、ヘルプデスクへの相談用アプリだ。髙塚さんは「相談アプリ内でヘルプデスクと原課がやりとりしながら、個々のアプリ作成を進めています。相談アプリ活用前はヘルプデスクが原課職員にアドバイスをしても経過が追えませんでしたが、進捗状況を可視化することで、手厚いサポートができるようになりました」と語る。

また、アプリ内製支援においては、民間企業の取り組みを参考に“3カ月の勝負期間”を設定しているという。「原課による改善点の発案から準備を2週間、アプリ作成から本格運用開始までを2カ月半とし、3カ月間で集中的に支援を実施。こうしたスピード感が、着実な業務改善の後押しとなっています」。

導入からわずか1年あまりで約4万4,000時間の削減に！

こうした支援を追い風に、同市の業務改善はどんどん勢いを増している。令和5年1月時点で100超のアプリが運用され、作成中のものは約700にのぼるそうだ。「令和4年度は全庁で業務時間を4万4,000時間以上削減できる見込みです。また、システムを全て外部事業者に発注したと仮定すると、概算で約16億円に相当します」。

アプリの内製化率は約8割で、緊急度などを考慮し、ヘルプデスクがアプリ作成を担当することもある。その一つが学校におけるコロナ陽性者報告アプリだ。従来は、児童生徒や教職員の感染報告を電話やメールで受け、様式に記入したものをデータ化するという手順で、職員の負担も大きかった。しかし、データの直接入力とアプリによる情報一元化で、年間約6,000時間を要していた作業がほぼなくなったという。

ほかにも様々な部署で成功事例を生んでいる同市の取り組み。髙塚さんは、「ツールの導入だけでは、改善効果は望めません。そこからのサポート体制が不可欠です」と強調する。「原課への伴走支援だけでなく、マニュアルや資料の作成、研修、庁内広報など、私たちデジ室だけでは困難なことを、ヘルプデスクが可能にしてくれています。今ではコンサル的な位置付けですね」。今後は、基幹システムとの連携などにも力を入れていくという。パートナー企業との二人三脚で、同市のDXはさらに加速しそうだ。

現場をサポートするパートナー企業

パートナー企業とは

キントーンを活用する自治体のサポートを行うサイボウズ公認の協力企業。アプリの内製化支援や職員教育、業務改善コンサルティングなど、各自治体の悩みや課題に合わせてサポートを実施する。きめ細やかな伴走で一緒に課題解決を目指してくれる心強い存在だ。

北九州市がパートナー企業に業務委託した内容

アプリ内製化支援

○アプリの発案～運用開始までのサポート
○キントーンに関する全般の質問対応

相談チャネルは、相談アプリだけでなく、対面・電話・メール・WEB会議など、職員の要望に合わせて様々なものを駆使している。

アプリ作成時のつまずきを防ぎ、職員に自信をつける！

効果検証と庁内広報

◯業務改善事例の効果検証
◯庁内向け広報資料の作成

支援した業務について、その改善効果の検証を行う。好事例は庁内イントラなどで共有。その閲覧数もチェックし、内容の充実化を図っている。

アプリ開発

◯業務ヒアリングとアプリ開発
◯操作説明やマニュアルの作成
◯運用ルール整備
◯運用後の改善

緊急性の高い業務などは、デジ室の判断によってヘルプデスクがアプリ開発を担当。職員と協議しつつ進める。

《ヘルプデスクが作成したアプリ例》

放置自転車通報管理
市民がスマホなどから放置自転車の情報を通報。地図（GIS）との連携も可能。

キントーン相談会申込管理
庁内のキントーン相談会申し込みや資料提出を効率化。面倒な日程調整が不要に。

職員向け研修

◯内製化支援の資料を作成
◯操作に関する研修を実施

基盤管理

◯アカウント数や作成されたアプリなどの管理
◯セキュリティ対策や障害対応
◯ほかのシステムや外部ツールとの連携実証

日常的な管理業務から、運用上の安定確保まで

北九州市DXのあゆみ

R.02
●市長直下にデジタル市役所推進本部を設置し、DXの取り組みを開始

R.03
●デジ室設置
●kintone導入
●北九州市DX推進計画の策定

R.04
●パートナー企業による常駐ヘルプデスク設置
●100超のアプリ運用
●約700のアプリ作成中

髙塚さんからの一言

キントーンの良いところはサイボウズの支援が手厚いことと、活用している企業や自治体の情報が豊富で参考にしやすいこと。当市の事例もどうぞ自由にまねしてください！