誰でも簡単に使用できる
連絡サービスを3つほど試し、ワークスモバイルジャパンのLINE WORKSに決めました。決定打はLINEを使ったことのある人であれば、誰でもすぐに活用できる点です。今や日本人の2人に1人はLINEを使っていると言われています。災害時に使用するのに、特殊なものではもたついて時間をロスする可能性があります。LINEと同じ仕様のツールなら、普段から馴染んでいるので使いやすい。そう考えたのです。
危機管理室危機管理課長・間嶋淳さんとICT戦略室活用推進担当課長・中道忠和さん
ツールを使った防災訓練を開催
平成31（2019）年1月17日に、「大阪市震災総合訓練」を開催し、L I N E WORKSが活用されました。訓練では大阪市長が東京へ出張中に震度6弱の地震、大津波警報が発生したと想定。市長がLINE WORKSを使い各本部長に指示し、迅速な情報共有で対応体制を確認するものでした。
まず、市長が災害モードを宣言。各本部長の安否を確認し、その後市民の状況、建物崩壊など、現状報告をするよう本部全体に指示がありました。市のHPやTwitter、LINE＠から市民にお知らせができるので、避難を指示。
また、緊急連絡はLINE WORKSの通話機能で直接市長や職員に報告できるなど、訓練はスムーズに進み、緊急時にLINE WORKSが有効であることを確認できました。市長も、SNSで「大規模な市役所内で手に取るよう情報共有ができた」とコメントしています。災害時でも一体感、連帯感を生み出せる良いツールとして、活用への期待が高まりました。
市長不在という状況のなか、緊急会議を開催。
導入ハードルゼロ 組織内の連携をサポート
ワークスモバイルジャパンが展開するスマートフォン時代に適したコミュニケーションツール「LINE WORKS」。災害時などの緊急時はもちろん、普段の連絡ツール、スケジュール管理ツールなど、さまざまな機能が使える。
※カレンダーは予定共有ができる
３つのメリット
1 仕事で必要な機能がそろっている
チャット機能はもちろん、カレンダーでのスケジュール管理や掲示板、ファイル共有など、仕事上で使いやすいよう設計。会議の予定や資料など、素早く確認ができる。
2 LINEを使っている人はなじみやすい
今や日本人の2人に1人が使用しているLINEの見た目や使いやすさを踏襲。LINEを使っていれば、説明書を読まなくても使用できる。
3 どこにいてもすぐに連絡できる
パソコンを使えない現場でもすぐに連絡・確認が可能。既読機能もあるので、メールの返信待ちで仕事が止まってしまうことも防げる。
例えばこんなシーンで
◯災害など緊急時
緊急時は電話やメールなどでは連絡がとりにくい。LINE WORKSだとグループチャットで一斉に情報共有・指示ができる。
◯WEB面接
ビデオ通話機能をWEB面接に利用し、自治体の採用活動において遠隔地からの受験を可能に。
◯一般市民や外部のLINEと連携
LINE WORKSはLINEと連携可能。外部とFAXや電話で連絡し合っていたものをLINEで安全にやり取りできるようになる。また、ある自治体の児童相談員は子どもと直接会えない期間の連絡手段として使用。記録が残るので職員間での共有もスムーズだ。
導入事例
ワークスモバイルジャパン担当者の声
導入にハードルがないのが最大のメリット
LINE WORKSは仕事上で必要な機能を網羅したコミュニケーションツールです。2万7000もの企業で使用され、自治体での活用も目立ち始めました。災害時や面接時など特定の使い方もできますが、普段からのコミュニケーションツールとしても使用できます。グループチャットは、誰が既読なのかまで確認できるので、どこまで情報が伝わっているかがわかる。これはLINEにはない機能で、便利だとの声をいただいています。
また、LINEだと端末に情報が残ってしまう、プライベートを分けられない、などのデメリットがありました。LINE WORKSは組織に応じてセキュリティ設定ができ、ビジネス上だけで安心して使用できるのです。導入研修は不要で手間もかかりません。円滑なコミュニケーションによって、業務効率や生産性向上など働き方改革につながると思います。
ワークスモバイル ジャパン株式会社 法人ビジネス事業部技術統括部長 大竹 哲史さん
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