地域全体のペーパーレス化を推進する電子帳票取引システム。

自治体で働く
“コトとヒト”を元気に。

事例のみ

あらゆる帳票のやりとりを電子化で一元的に管理する。

令和４年１月から改正される「電子帳簿保存法」。電子取引で行われる国税関係の書類は、“電子保存”が義務化されることもあり、民間では自治体への見積書や請求書などの帳票を電子化する動きが盛んになっている。しかし自治体側の場合、セキュリティや、データ標準化などの課題があり、一気に進めにくいのが実情のようだ。

そんな中で、実証実験の実施自治体数が増えつつあるのが、インフォマートの電子商取引システム「BtoBプラットフォーム」。自治体を中心とした、地域社会全体のデジタル化を促進し、業務効率向上を目指すシステムだ。同社によると同シリーズの「請求書」サービスは、現在約67万社の民間企業が利用中。帳票の発行だけでなく受け取りも完全データ化が可能なため、送付コストおよび作業負担の大幅削減を実現しているという。

さらに今年８月には「TRADE」というサービスをリリース。見積依頼から発注書、契約書、納品書、検収書、請求書と、あらゆる帳票のやりとりを一元的に電子化することを可能にした。「各工程で新規書類を作成するのではなく、例えば、受け取った見積書をシステム上でそのまま発注書に置き換えて送信することができます。電子帳票を“キャッチボール”する感覚で、自治体と取引事業者間のやりとりがワンストップで完結できるのです」と園田さんは語る。

従来の帳票作業と比較して平均約69％の時短が可能。

同社が、神戸市など複数の自治体と行った実証実験の報告によると、サービス利用前では必須項目の記載漏れや、発注書と請求書とで商品名や単価、数量などが異なることが頻繁に発生していた。書類の不備は全体の５～10％にもおよび、照合や差し戻しにかなりの時間が費やされていたという。また、ファイリングや閲覧確認作業の負荷、保管場所の確保なども課題の１つだったそうだ。その点、TRADEは、統一フォーマット上に必須項目を指定することで、記入漏れを防止できる。「書類に不備があった場合も差し戻し機能があるので、確認の手間が省けます。

また、伝票番号や予算科目を発注段階でシステム上に付与することで、請求書受け取り時の照合作業が簡素化されるのです。そのため、大幅な時短につながります」。先行自治体の実証実験の結果より、帳票の取り引きに要していた作業時間が、１案件当たり平均約69％も削減できたという。

さらに、ペーパーレス化により郵送費やFAX通信費などのコスト削減につながることもメリットだ。取引先によっては、まだパソコンを使っていないケースもあるかもしれないが、送付されてきた紙の請求書は、AI-OCRで読み込み、電子化するオプションで対応できる。取引事業者の状況に関わらず、受け取った帳票は全て電子化して一元管理することが可能なのだ。

１つのプラットフォーム上で地域全体の電子化が進む。

Excelや他社サービスなどで、帳票を作成している取引事業者には、“招待状”機能を使用してIDを取得してもらえば、プラットフォーム上で電子帳票のやりとりが可能になる。IDの取得は、初期費用不要。そのため、ネット接続環境さえあれば、すぐに使い始めることができるという。

また、「請求書」「TRADE」など各サービスの中から、見積書と請求書のみを組み合わせて使用するといったことも可能。「発注側、受注側、その関連事業者まで同じフォームでやりとりできる仕組みは、今のところ当社のプラットフォームだけだと思います。“起点”から“終点”まで、全体の電子化を推進できるのが、最大の強みなのです」。インボイス制度※にも適した仕様となっているので、帳票の電子化を検討している取引事業者にとっても、利用メリットは大きいだろう。

現在は、インターネット接続系でやりとりした帳票データを、LGWAN内の財務会計システムに取り込む仕組みを構築しているという。このようなサービスの普及が、自治体を中心とした“地域全体の電子化”を加速させるきっかけとなるか、今後も注目したい。

※2023年10月1日から導入される、適格請求書等保存方式。発行する請求書に適用税率や事業者登録番号等の記載が必要になる。

インフォマート自治体担当
園田林太朗（そのだりんたろう）さん