名刺情報をデータ化して一元管理！部署を横断した情報共有も可能に

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受け取った名刺をしまい込み、情報を適切に管理・活用できていない自治体も多いのではないだろうか。北九州市では、クラウド名刺管理サービスの導入により、課をまたいだ情報共有や業務改善を実現。その詳細を、企業立地支援課の佐藤さんに聞いた。

※下記はジチタイワークスVol.14（2021年6月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]Sansan株式会社

データ入力に時間がかかり、手作業によるミスも発生。

産業拠点として発展してきた九州の玄関口・北九州市。産業振興に欠かせない企業誘致推進に取り組む企業立地支援課では、民間企業へ訪問する機会が非常に多い。年間で100回以上は打ち合わせがあり、企業交流会などに赴けば、１回につき数十枚の名刺を受け取るという。

「名刺は人脈を築く上で貴重な情報資産ですが、以前はそれを有効活用できていませんでした」と佐藤さん。それまではエクセルで企業の訪問リストを作成しており、名刺の数が多いと時間がかかり、手入力によるミスも発生していたという。例えば、メールアドレスを１文字でも間違えれば、結局“使えないデータ”になってしまう。また、収集した名刺をファイルなどで担当者別に管理すると、その情報を共有するのが難しい。「ファイルにしまい込むと、他の職員の目に触れる機会はほとんどありません。さらに、異動時に情報が埋もれてしまえば、つながった企業との関係性も途切れかねない。名刺情報が属人化し、組織の資産として活かせていないのは課題でした」。

迅速で高精度な名刺情報のデータ化で業務負荷を軽減。

そんな課題を解決すべく導入されたのが「Sansan（サンサン）」だ。同サービスは、専用スキャナーで読み取った名刺がデータ化されてクラウド上に保存・管理される仕組み。スキャンした翌営業日にはデータベースに組み込まれ、付与されたIDでログインすれば、必要な情報を簡単に検索・入手できる。これにより、名刺管理や情報収集にかかる時間が大きく削減されたという。「５人がかりだった訪問リストの作成も、今は１人で十分。セキュリティも高度で、安心して使えるのも導入の決め手になりました」。

名刺データは、読み取った人物ごとに一元管理。いつ・誰が・どのようにコンタクトを取ったか（メールや面会）など、接触履歴が細かく表示されるため、人脈の共有にも変化が生まれたという。「他部署がつながっていた企業を把握でき、紹介してもらいやすくなりました。また、東京事務所とも連携が取れ、首都圏の企業と最初のアポイントを取る際のハードルも下がりました」。

これに加え、履歴には面会時の議事録データなどのひもづけも可能。「私が異動してきた際も、前任者から2,000枚以上の名刺と議事録データを引き継ぎました。人脈だけでなく、面会内容を簡単に振り返ることができるので助かります」。