RPA導入で自動化業務はロボットに任せ、職員にしかできない仕事に注力。

自治体で働く
“コトとヒト”を元気に。

事例のみ

RPAの迅速な導入で、住民サービスの質を守れ！

自然豊かなベッドタウンとして人気の同市だが、近年はほかの地域と同様、人口減の課題を抱えている。おのずと労働力不足に陥る危機感があったと、西澤さんは語る。「今後、自治体職員数の減少は不可避です。何らかの手を打たなければ行政サービスの質の低下、職員の疲弊を招きます。人口減少時代に合わせた庁内DXを加速する必要がありました」。解決策を検討した結果、RPAの導入を決定。

市町村規模での導入事例がまだ少ない中で情報を集め、協力事業者から提案があった「Blue Prism（ブループリズム）」を選定。小規模自治体でのRPAの有効性を確認するため、令和元年度に実証実験を行った。

自治体のRPA導入状況

平成30年度からRPA導入の動きは加速し、令和元年度には導入予定・検討中を含めると約60％がすでに何らかの動きをとっている。

※令和３年１月総務省「自治体におけるRPA導入ガイドブック」より（全国の都道府県・市区町村1788自治体への調査）

操作を“部品化”できるから安定性や拡張性も高まる。

同社の性能で最も評価したのはセキュリティ面だったと、西澤さんは振り返る。「ログを暗号化してサーバーに一元管理するので、問題発生時に原因を追跡できるという点が優れていました。セキュリティ要件の厳しい金融機関での導入実績が多いのも、信頼感がありましたね」。

また、システムはオブジェクトと呼ばれる“部品”で構成され、共有や管理を容易にする独自の仕組みを持つ。RPAは導入後に、改修を重ねながら運用するためメンテナンス性が問われるが、この形式なら、変更が生じても対象部品に手を加えるだけで全作業に反映される。修正漏れの心配もなく、安定稼働につながるという。

さらに、高い拡張性もポイントだった。「様々な業務への全庁的な横展開を最初から考えていたので、部品を流用しながらシステムを構築できるという点は魅力でした」。

実証実験に当たっては、まず全庁向けの説明会を実施し、導入希望業務を募った。100を超える応募の中から、税関連など４業務に絞った実験の結果、試算では年間約400時間の業務時間削減になるとの手応えを得て、令和３年３月から本格稼働に移ったのだという。

デジタル職員を日々育て、地域の未来を豊かにする。

都築さんは「RPA導入は、時間換算できない大きな成果もある」と強調する。例えば税に関する業務では、職員が膨大な時間をかけてチェックしていたが、“重要なプロセスだからこそ”とRPAに移行。これにより、タイトなスケジュールとプレッシャー下の作業ストレスから職員を解放し、窓口対応のように職員にしかできない仕事に注力する時間が生まれた。麻田さんは「作業完了までの時間を予測できるので、繁忙期に他部門をサポートするなど、人材配置やマネジメントもしやすくなる」という。

このように陰で働くRPAを、西澤さんは“24時間、365日フル稼働できる職員がいる感覚”だという。「異動で人が変わると使えなくなるような、属人化したRPAでは意味がありません。職員が行う業務が確実に減ると同時に、活用し続けられる運用体制をつくることが重要です」。

また、都築さんは「今は基幹系での運用が中心ですが、もっと多くの職員が関わる全庁的な業務にも広げていきたい」と将来を見据えつつ、こう締めくくった。「RPAは、職員と同様に育てていくもの。当市の経験が、ほかの自治体の新たな挑戦のきっかけになれば幸いです」。

飯能市企画部情報戦略課
左：主査麻田哲平(あさだてっぺい)さん
中央：主任西澤徳泰(にしざわとくやす)さん
右：課長都築洋司(つづきようじ)さん

目先の効率化にとらわれない！選ぶべきは将来を見据えたRPA。

実証実験から本格稼働へとトライアンドエラーを繰り返し、まさにRPAを“育てて”いる同市。当初の想定を超える結果があったという。実証実験からの新たな気づき、RPA導入検討においてのポイントをまとめた。

飯能市が実証実験から得た気づき

1.全庁向け説明会による職員の意識向上

RPAは単なる業務効率化ではなく、人口減による労働力不足という、将来的な課題を解決するための手段であるとして、国の動きやRPAの役割などを説明。その上で自動化対象業務を募集したところ、100を超える応募があった。これほどの数が集まったのは、職員が課題を自分ごととして捉え、危機感を共有できたということだろう。