全庁で調達業務の質を向上させ、仕様書作成のスキルを育てる。

波佐見町
税務財政課
主査 山口 隆太朗（やまぐち りゅうたろう ）さん

電話調査やインターネット検索では、欲しい情報が得られないことも。

入札準備として必要な仕様書作成では、先行事例の検索や必要情報の抽出など、情報収集に苦戦する担当者が多いだろう。現在は同サービスの導入でスムーズに調達業務を進めている同町だが、以前は他自治体へのヒアリングやインターネット検索で、先行事例を探していたという。「前任者が残した引き継ぎや決裁の資料がなければ、近隣の自治体に架電していました。しかし、相談先も担当者が異動していて、回答を得るまでに1週間かかることもありました」と山口さん。また、自治体のホームページ上での入札情報は、公開期間が限られていたり、仕様書が公開されていなかったりと、参考にしたい情報が見つからないこともある。「その点、調達インフォには過去の入札案件や落札情報が残っているので、欲しい情報を効率的に検索・収集できます」と信頼を寄せる。

同サービスは、他自治体の調達情報や民間企業の検索、仕様書のチェックなどに活用できる。過去15年間に公示された約2,500万件の情報が掲載されているため、通常の検索で出てこない情報にも短時間でたどり着く助けになる。令和6年2月から、同町では企画財政課（現・税務財政課）で無償版の利用を開始。山口さんも契約事務の場面で活用を続け、使い勝手のよさから令和5年10月に有償版へ切り替えたという。

必要な情報が迅速に見つかるため、仕様書の精査に割ける時間が増えた。

新規事業の調達業務を情報収集、仕様書の作成、入札・契約の3段階に分けると、特に労力を要するのが情報収集だという。同町では、庁内に前例がない場合、同サービスで類似事例を検索している。その結果、使う前と比べて1案件当たりの作業時間が約8割減り、15分程度に。調達業務全体にかかる時間も半減したという。「ほかの自治体に質問する場合も、あらかじめ情報を把握できるので、時間をかけずに有益な情報をつかめます」。

個別施設計画策定や土地家屋台帳の管理システム導入など、数年に一度しかない業務は、同社の個別対応サービスを利用した。「類似事例を探してほしいと依頼し、わずか数日で3～4件の仕様書と落札情報を入手できました」。短縮した時間を仕様書の精査に充て、その分、業者選定などの業務にもより多くの時間を使えている。

情報収集の大半を同サービスでカバーできるので、多いときには毎週アクセスするほど、必需品になっているという。「操作が簡単なので、特別なスキルや研修が要りません。専門知識のない職員でもすぐに使えるので、調達業務のハードルが下がったと思います」。

仕様書のチェックまで頼れる生成AI機能の活用を見据える。

近年、大規模工事やシステムの更新が重なり、各課の調達担当が入札業務に苦慮するケースが増えたという。以前は、同課が情報収集の段階から頻繁に相談を受けていたが、各課で同サービスを使用できれば互いの手間が省けると判断。令和7年4月からは全庁での活用を始めた。「事業の成功には、調達業務の質とスピードが求められます。そのため、業務を担当することに不安やプレッシャーを感じる職員もいました。しかし、必要な情報を効率よく抽出できるようになり、安心感につながりました」。職員から“新規事業だけでなく、既存事業の見直しにも使える”“引き継ぎの負担が減った”と、好評だそうだ。

今後は各職員が生成AI機能を活用し、応募企業が増えるような仕様書の作成を広めたいという。「AIによるたたき台を当町の条件に合うよう微調整し、校正にもAIの力を借りたいですね。そうすれば、仕様書の作成時間が大きく削減できそうです」と期待を寄せる。

「スキルによらず、短時間で必要な情報にたどり着けることで、調達業務の属人化を防げると思います。今後は、活用の幅を広げ、一人ひとりが使いこなせる体制へ整えていきたいです」。