リアルタイムの文字起こしで議事録作成の業務効率化へ。

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AI音声文字起こしツール

手作業による文字起こしを効率化するため、何らかのツールを導入する自治体が増えている。一方で、使用して初めて不便な点に気づくケースもあるようだ。滋賀県では、ツールの見直しによって利便性向上とコストダウンを両立したという。

※下記はジチタイワークスVol.28（2023年10月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]株式会社時空テクノロジーズ

文字起こしサービスの真の利便性は、実際に使ってみないと分からない。

会議や首長会見などの議事録作成は、職員泣かせのアナログ業務だ。会議の内容や職員の習熟度によって異なるが、実際の会議時間の4～6倍ほどの作業時間が必要だといわれている。業務効率化のため、文字起こしツールを導入する自治体が増えているが、実際に使う場面になって不便を感じるケースも少なくないという。なぜなら、多くの文字起こしツールは、ICレコーダーから録音データを取り出し、ソフトに読み込ませたり、アップロードしたりする工程が必要だからだ。自治体によっては、メモリーカードなどを介してのデータ移動を制限している場合もあり、手間になってしまう。

同県も、以前からツールを利用していたが、「庁内からインターネットに接続できる端末数は限られており、サービスアカウント数も少なかったので、システムで文字起こしを行うまでに時間と手間がかかっていましたね」と、DX推進課の福永さんは当時を振り返る。そんな中で、上長から紹介されたのが、「時空テクノロジーズ」のAI音声文字起こしツール「ログミーツ」だったという。

ツールの落とし穴

音源をアップロードするタイプのツールは、その時間がロスにつながってしまう……。

県内自治体からも好評価を受け、共同調達プロポーザルを実施。

同製品は、専用モバイル端末のボタンを押すだけで、リアルタイムで文字起こしができるツール。端末にはマイクとSIMが内蔵されているため、LANやWi-Fi設備などのインターネット環境に左右されずに使うことが可能だ。録音された音声と文字起こしテキストは携帯電話回線を通じてクラウド上に蓄積される。ほぼ同時にWEBブラウザ上の専用編集画面に表示されるため、会議と同時進行で音声の聞き直しやテキスト編集が可能で、議事録作成の時短になるという。

「トライアルに申し込み、まず当課で使ってみたところ、利便性の高さに感心しました。それまで、音源をアップロードする手間は仕方がないと思っていましたが、その時間が削減できることに気づきました」。そこで、庁内で希望する部局を募ってトライアル端末の貸し出しを行い、アンケートを実施したところ、いずれの部署でも好評だったという。「県内の複数市町にも同ツールを紹介して評判が良かったことから、令和4年4月、共同調達を実施。当県では7月から利用を開始しました」。

実際に庁内で利用されはじめると、現場の担当者から様々な問い合わせや相談が寄せられたが、同社の橋本さんは「福永さんが、現場と直接話せるよう手配してくれたおかげで、ニーズに合わせたサポートが可能になりました」と振り返る。従来の文字起こしサービスの契約更新が近づいていたこと、同社が共同調達に合わせた導入プランを提案したことも、導入がスムーズに決まった一因となったそうだ。

職員の多くが時短効果を実感し、活用法のアイデアも生まれる。

本導入から約1年が経過した同県では、使用頻度の高い部署が端末を追加購入するなど、計6台の端末を活用している。「端末の管理は当課が行い、希望者に貸し出す体制ですが、ほぼ空きがない状況です。ここ3カ月間の利用時間を計算すると、以前のサービスの1.5倍以上は使っていますが、それでもコストダウンにつながっています」。

定量的な比較は行っていないものの、利用時間が増加しているのは、利用者が利便性の高さや、議事録作成の時短効果を感じている結果だという。「業務の引き継ぎを行う際に活用すれば、聞き漏らしや伝え忘れを防ぐこともできます」と、新たな活用法のアイデアも生まれている。

同県からの依頼に応じて同社がオンラインでの操作研修を行ったことで、今後、利用者がさらに増えそうな勢いだという。「ご要望があれば、説明会や研修を必ず行います。実際に使っている現場の細かい困り事を、遠慮なくご相談いただきたいですね」と橋本さんはサポートの構えを話してくれた。

滋賀県
総合企画部 DX推進課情報基盤係
福永憲幸（ふくながのりゆき）さん

時空テクノロジーズ
代表取締役CEO 兼開発責任者
橋本善久（はしもとよしひさ）さん

導入自治体の声
フリーソフトでは難しかった高い変換精度で作業時間を短縮。

愛媛県では、知事会見の議事録作成に、無料の文字起こしツールを活用していた。「複数の方法を試してみたものの変換精度が低く、結局は音源を聞きながら修正する手間がかなり必要でした」と新田さん。特にコロナ禍において、県民向け会見も毎日に近い頻度となったため、令和4年4月から、ログミーツのトライアルを開始。「明らかに変換精度が高いことを実感しました。会見文字起こしを担当する職員からも、作業時間が短縮できると好評でした」。

文字起こしの精度は、集音環境によって左右される。そのため、同県では専用端末と併せてハンドマイクとスピーカーのセットも導入し、知事会見の会場に常設。それ以外の場所では、持ち運びが簡単な専用端末とマイクだけを持ち込み、使い分けているという。現在の主な用途は、月2・3回ほどの知事会見を県HPへの掲載用に文字起こしする作業だそうだ。「知事会見の文字起こしテキストを、迅速に公表できれば、多くの県民の方へ県政情報の発信につながるものだと考えています」。