オンライン申請が拡大！現場で自然と進んだ宮崎市の連鎖型DX。

DXツールとの出合いを好機としてキャッチ。

同市が改革のチャンスをつかんだきっかけは、令和元年に宮崎県が実施した「LoGoシリーズ」の勉強会だった。オンラインでの電子申請導入を検討中だったため「LoGoフォーム」に興味をもち、「LGWANでもインターネットでも使える点に着目しました。テンプレートがありスピード感をもって公開できそうな点、トライアルが長く設定されている点もポイントでした」と松永さんは語る。

早速、無料トライアルを申し込み、令和２年６月から試用を開始。すぐに手応えを感じたという。「とにかく操作性がいい。項目などもパーツで用意されていて誰でも簡単にフォームがつくれます。これならスピード感のあるDXが実現できると確信しました」と松浦さん。

同市はトライアル終了後に正式導入することを決定。管理職向けの説明会や、職員を集めてのハンズオン研修などを実施しつつ運用マニュアルも整備し、準備を整えた上で令和３年４月から本格運用を開始した。

庁内で自然発生的に改革意識が生まれる！

新ツールに大きな期待を寄せた情報政策課だが、取り組みの推進を強制するようなことはせず、「各課のICTリテラシーが高い職員や、業務改革に対して意欲のある職員にまずは使ってもらうよう声がけをしていきました」と松永さん。「DX推進に重要なのは職員のモチベーションです。見込みのある人を巻き込むのが近道だと考えました」。

そのもくろみは的中し、やがて庁内が動き始めた。各部署から「この業務はデジタル化できないか」といった相談が入るようになり、同課でフォームの簡単なモデルをつくってみせると、そこからは各部署が自力で進め、気がついたら本番環境でリリースされているというケースが増え始めた。「動作確認などのチェックも原課で行われていました。各現場のパワーでデジタル化を実現していったという印象です」。

こうして続々と開発が進み、フォームは瞬く間に増加。中でも「粗大ごみオンライン申込」は初期段階から運用が続いており、受付内容の管理も効率的になった。住民からも「24時間365日申し込みができて便利」と好評だという。また、庁内向けのフォームでも、回答する側も簡単でグラフ集計までできるため、職員アンケートなど思いついたものをすぐに形にするという動きが広まっている。思いがけない部署がフォームを駆使している場面に出くわし、驚かされることもあるそうだ。

住民も職員も管理者も“三方良し”のDXを実現。

併せて「LoGoチャット」もトライアルから正式導入し、電話やメールの代替ツールとして活躍中だ。両ツールとも、具体的な計画や目標を立てずに活用の幅を広げられた理由について、松永さんは「便利だという確信はありました。あとは環境を整え、職員にメリットを伝えて、実例が生まれたことから自然発生的に広がったと感じています」と語る。松浦さんは、「管理側の負担も軽減されました。どの案件も現場主導でどんどん進んでいく。操作方法も分かりやすいので問い合わせも少なく、とても助かっています」と実感を込める。

本格導入からわずか１年で広がりを見せた同市のDXだが、松永さんは「当市は新しいことに積極的な体質ではないと思っていた」と明かす。「今回の取り組みで、意外な一面が見えました。今後はもっと周知して、デジタル化の話はまず“LoGoシリーズでできないか”という発想になるようにしたいですね」。

住民の手続きが便利になり、職員の負担は軽減され、管理者の手間もかからない“三方良し”を実現した同市。職員の自発的な取り組みが業務改革を実現している。この成果は、“計画よりもまずは実践”の好例といえるだろう。

宮崎市 情報政策課 DX推進室
左：副室長 松浦 裕（まつうら ゆたか）さん
中央：室長 金丸 正将（かねまる まさゆき）さん
右：主事 松永 拓真（まつなが たくま）さん

導入前・後に研修も可能

使い方だけでなく、導入後のフォローアップなど、オンラインまたは現地訪問にて研修も対応可能です。

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