環境変化が激しい中、強い組織をつくるための“人材マネジメント”に注目する自治体が増えているという。そのためには、経歴や保有資格をはじめとした人事情報を整理し、戦略的に活用することが重要だ。だが実情は、膨大なデータの管理に追われている自治体が少なくない。
例えば、よくある課題が“表計算ソフトや紙に依存したデータ管理”だ。表計算ソフトにデータを入力した後、集計や加工に時間を取られるケースが散見され、評価を紙で管理する場合も昨年度分を見るためにファイルを探すことになり、業務が止まってしまうという。
もう１つ課題として挙げられるのが“システムが分かれていることによる業務・データの煩雑さ”だ。採用や育成、人事評価など、それぞれ異なるシステムを運用していると、個別にログインが必要となり、定期的なシステム更新も手間がかかる。「いわゆる“作業”が多いと、管理コストは膨らむ一方です。何より本来人事がやるべきこと、人材活用に向けたクリエイティブな業務に時間がかけられません」と指摘する。
データの集計や分析に手間がかかる、必要なときに書類を探すのもひと苦労、だから本来注力すべき業務に集中できない……。そんな課題改善を目指すのが、同社が提供する人材管理システム「タレントパレット」だ。データを入力しておけば、ボタン一つで集計やグラフ化ができるという。「時間がかかって当たり前と思っていた作業が一瞬で終わるので、皆さん驚かれます」と鈴村さん。実際に導入したある企業では、点在するデータを一元化・見える化したことで、情報収集に費やしていた時間が約100時間短縮されたそうだ。
「おかげでほかの業務に時間を使えるようになったと喜ばれました」。職員のデータが見たいときは、顔写真をクリックするだけで経歴や勤怠、資格、評価などが全て分かるので、あちこちファイルを探しまわる必要がないという。
さらに便利なのが、“人事の業務がオールインワン”という点だ。「安否確認やストレスチェック、適性検査、アンケート、面談記録なども全て機能として入っています」。これらの情報に１つのI Dでアクセスできれば、人事業務の負担軽減につながるはずだ。もちろん権限管理は細かく設定可能。組織の体制や目的に合わせた運用ができるという。
散在している人事情報を一元管理し、便利な機能で業務の効率化が期待できる同システム。ただし真の威力を発揮するのはその先だと、鈴村さんは話す。「業務効率化はあくまで入口。次のステップとして、意思決定の場面で活用し、強い組織づくりに役立てていただきたいのです」。
例えば同システムでは、蓄積されたデータを確認しながら、戦略的な異動シミュレーションが可能だ。操作は簡単で、各種データとひもづいた職員のアイコンを、ドラッグ＆ドロップするだけ。人材配置を自由に変更でき、異動による影響が確認できる。「経験や勘に頼った“属人的”な判断ではなく、データをもとにした意思決定が可能です」。
行政サービスを向上させるためにも、人材マネジメントの重要性が高まる昨今。自治体から同社への依頼や問い合わせも増えているそうだ。あらゆる機能を備えた同システムだが、鈴村さんは、やりたいことが多いからこそ欲張らず、段階を踏むことの大切さを強調する。同社では自治体ごとに専任の総合窓口を用意し、日々の運用から目的に特化した高度な活用まで手厚く支援。伴走してくれるパートナーがいれば着実に前進し、成果に結びつくことだろう。
プラスアルファ・コンサルティング
取締役副社長
鈴村 賢治（すずむら けんじ）さん
役職や勤怠、資格などの様々な人事データを一元化。“残業時間×評価”など集約したデータをかけ合わせ、視覚的に人材発見や抽出が実現できる。
スキルに関するデータをもとに、目指すキャリアに合わせた研修を自動で推奨。職員は自身のキャリア形成に役立つ研修を、適切なタイミングで受講できる。
アンケートや自己申告書などの膨大な文字データの中から、頻出する単語を抽出し、単語マップの自動生成も可能。職員の意見や要望、本音を収集・分析できる。
従来の人事業務は表計算ソフトが中心で、しかも複数のシステムを使用していたため、煩雑になっていました。タレントパレット導入後はバラバラになっていた情報がまとまり、作業の効率化につながっています。次のステップとして、職員の人事評価や職員採用試験にも活用することで、さらなる情報の一元管理、分析を行う予定です。また、具体的な根拠にもとづいた人事戦略により、組織全体のパフォーマンス向上を目指します。
自治体におけるタレントパレットの活用事例資料をご用意しています。人材データの活用方法や役立つ機能など、様々なシーンでご利用いただける情報をお届けします。こちらより、資料請求が可能です。
サービス提供元株式会社プラスアルファ・コンサルティング
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