教育現場とのシステム連携で、平時からの情報伝達力を強化。

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防災情報をはじめとして、自治体が住民に配信する情報は多様だ。そこで課題になるのが、“どうすればより多くの住民に情報が届くのか”という点。川越町は、庁内でのシステム連携により、課題解決と同時に職員の負担軽減も目指している。

【課題の多い"住民への情報伝達“をより早く効率的に届ける方法とは】
（１）情報伝達の課題とは／Interview　情報伝達の課題を解決するカギは“一斉配信”にあり！　
（２）導入事例❶奈良県山添村　
（３）導入事例❷三重県川越町　←今回はココ　
（４）FAQ／情報配信の仕組みを見直すべきかな？と思ったときに"よくある"質問に答えます！

※下記はジチタイワークスVol.21（2022年8月発行）、ジチタイワークスPICKS（2023年3月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]バイザー株式会社

各課バラバラの配信体制を見直し、DXの視点で統一する。

伊勢湾の奥部に位置し、町域の大半が海抜ゼロメートル地帯の同町。昭和34年の伊勢湾台風では、まち全体が甚大な被害を受けた経験もあり、長年、防災対策の強化に取り組んでいる。緊急時の住民への情報伝達手段としては、防災行政無線と個別受信がメインだったが「防災行政無線は悪天候時に聞こえづらく、個別受信機も電波を受信しにくい場所には不向きです。カバー率を上げるために、ほかの手段も検討する必要がありました」と寺本さんは語る。

そこで、まず平成30年に防災用のメール配信システムの導入を検討。当時は保育所、幼稚園、小・中学校での情報配信に個別のメール配信システムを活用していた。企画情報課としては、庁内で複数の類似システムを運用するのは非効率だと考え、防・教育の各課がバラバラに進めるのではなく、全庁的なDXとして統一を推進。全国の自治体での実績がある「バイザー」のシステムを採用し、運用は各課で行う体制をとった。

その後、令和３年度の防災行政無線の操作卓更新により、人の声を録音する方式から、テキストを音声化して流す方式に。放送内容をメールでも配信できる環境となり、これを活用するために、メール配信システムの更新も検討を始めたという。

教育現場の理解と協力を得て情報の届け先が大幅に増加。

検討対象となったメール配信システムは、同社が提供する「すぐメールPlus＋（プラス）」。これは従来版が進化したもので、メールだけではなくLINE・電話・ファックスなど複数メディアへの一斉配信や、他システムとの連携機能などが追加されている。職員のワンオペレーションで配信でき、気象情報や防災行政無線をキャッチして自動配信も可能だ。

また同社は、すぐメールPlus＋と連携できる教育現場向けの“双方向”連絡システム「すぐーる」も提供しており、寺本さんはこれに着目したという。「メール配信は学校からの一方通行なので、児童の欠席連絡は、集団登校の児童に保護者が連絡帳を預ける方法をとってきました。コロナ禍における接触機会の削減や、教職員の負担を軽減する働き方改革の面でも、今後は双方向の連絡システムが有効だと考えたのです。また、防災情報など自治体からのお知らせを保護者に直接届けられるのもポイントでした」。

こうしたメリットを教育委員会に説明し、両システムの同時導入が決定。令和4年の4月から運用が始まった。子どもが保育所、幼稚園、小・中学校に通う保護者のうち約75%が“自治体情報を受け取る”設定にしたことで、まちの情報が届く先も一気に増えたという。現在はイベント情報やコロナ関連情報なども各課から配信し、日常的に活用中。「システムは使いやすく、マニュアルを見なくても操作できます」と評価する。

複数のメディアを活用して“誰も取り残さない”を目指す。

今後も、入園・入学の季節が来るたびに、登録者が増えていく見込みだ。「メールを用いた住民への情報伝達においては、“登録者をどう増やすか”が課題の1つです。それが、教育現場と連携すれば、毎年一定数を確保できる。しかも、卒業後もまちの情報を受け取ることができる仕組みなので、住民のメリットも大きいと考えています」。

最近ではメールアドレスをもたない人も増えているため、「今後は、多彩なメディアに対応した配信がより重要になる」と力を込める。「今はメールがメインですが、今後の配信先として、LINEの公式アカウントやアプリも検討中です。メディアを増やしても一斉配信できるのがメリットなので、受け取りやすい方法を住民が選択できる環境をつくり、トータルで情報伝達100%を目指したいと思っています」。

川越町企画情報課
課長補佐
寺本直貴（てらもとなおき）さん

「すぐメールPlus＋」の強みと「すぐーる」連携のメリット

ポイント１.　職員1人であらゆるメディアに同時配信

職員がワンオペレーションでメールやLINE、電話などの複数メディアへ同時に配信可能。これまで個別に作業していた業務負担を軽減でき、受信側のタイムラグも少なくなる。ポイント2.職員1人であらゆるメディアに同時配信職員がワンオペレーションでメールやLINE、電話などの複数メディアへ同時に配信可能。これまで個別に作業していた業務負担を軽減でき、受信側のタイムラグも少なくなる。