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日常業務から自治体DX!議事録作成を効率化するAIツールとは?

総務省『令和3年地方公共団体定員管理調査』によると、令和3年4月1日現在の地方公共団体の総職員数は280万661人で、ピーク時の平成6年と比較して約48万人減少した。しかし、一方で業務量は増加の一途をたどっている。これに加え、新型コロナウイルス感染症の発生により、対面対応の回避や迅速な事務処理が必要となり、自治体の業務効率化が急務となった。そこで今回は、コストのかかる日常業務の1つである「議事録作成」に着目し、その効率化を実現するAIツールを導入した長野県塩尻市の事例をご紹介する。

コロナ禍で業務効率化が急務に

まず、ある調査結果を見ていこう。山梨県が設置する「スマート自治体研究会」は令和元年12月、研究会を構成する9市町村を対象に、「議事録作成事務に関する調査」を実施した。平成30年度に実施された会議や打ち合わせ、庁内会議、説明会等、議事録を作成する事務が伴うものが対象である。

その結果、議事録作成を伴う会議の種類は468件、年間の議事録作成数は2412件だった。1件あたりの作成所要時間の合計は1486時間で、年間事務量は約7305時間、年間コストは1450万円にのぼる計算だ。

また、議事録の作成時間帯を尋ねたところ、時間外勤務時にのみ作成しているケースは少なかったが、勤務時間内外を併用して作成しているケースは26%となった。業務の削減・縮小の可否については、削減・縮小の可能性がある場合が76%で、そのうち「議事録支援システムなどを活用すれば省力化することが可能」と回答したのが48%だった。

そこで、AI文字起こしツールの導入によって議事録作成業務を大幅に効率化した、長野県塩尻市の事例を見ていこう。

AI文字起こしツールで議事録作成コストを大幅削減

部署ごとの会議やプロジェクトミーティングなど、自治体において議事録作成を要する場面は数多い。そこで今までは、録音した音源から担当職員が内容を書き起こしたり、専門事業者に委託したりするのが一般的だった。しかし、これらの方法では多くのコストがかかる。

同市も同様の課題を抱えていた中、令和元年、AI文字起こしツール「ログミーツ」を提供する時空テクノロジーズとの接点が生まれた。

自治体の場合、LAN接続ができない環境で議事録を要する場合も多い。一般的な文字起こしツールでも、こうした環境下での利用は可能だが、録音データを取り出し、サーバーにアップデートする必要があるタイプがほとんどだという。会議が多い時期には、その手間が時間損失となる上、庁内のセキュリティ体制によってはデータ移動が制限される場合もある。

しかし、ログミーツは専用のモバイル端末があり、SIMが内蔵されているため、LAN設備の有無を問わず、どこでもリアルタイムで文字起こしできる。また、携帯電話回線を通じてクラウド上にテキストと音声が蓄積されるため、付属の編集機能を活用することで簡単に議事録をまとめることが可能だ。同市では、令和3年4月から同サービスを正式導入した。

日常業務から自治体DXを推進

議事録作成という日常業務からDX化に取り組んだ同市。働き方改革が叫ばれる今、こういった活動が全国の自治体でも求められているのではないだろうか。

ただし、慌てて「見かけだけの改革」を行うのは危険である。まずは業務フローを可視化し、現状分析することが必要だ。そして、業務に合った手法を選び、その力を最大限発揮できるよう既存の業務を変えていこう。

 


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